Conheça a tela de Expedição e gerencie seus romaneios
Expedição eficiente: como criar e gerenciar romaneios
No dinâmico universo da logística e do gerenciamento de pedidos, a eficiência é a chave para o sucesso. Um dos termos mais importantes e frequentemente encontrados neste cenário é o Romaneio. Mas o que ele significa e como ele se integra ao seu fluxo de trabalho no Omni OMS?
Este artigo foi cuidadosamente elaborado para desmistificar o conceito de romaneio e guiá-lo, passo a passo, por todo o processo de criação e gerenciamento dentro do nosso sistema.
O que é um Romaneio e qual sua importância estratégica?
Pense no romaneio como a carteira de identidade da sua carga ou a lista de embarque definitiva. Ao criar um romaneio no Omni OMS, você está essencialmente agrupando e detalhando os pedidos (ou itens de pedidos) que estão prontos para serem embalados e enviados juntos em uma única remessa lógica.
Uma vez criado, o sistema gera um número de romaneio único, permitindo que você acompanhe o status desse agrupamento desde a preparação inicial até a coleta efetiva pela transportadora.
Algumas vantagens são:
📨 Organização e agrupamento: permite agrupar vários pedidos de clientes ou itens de diferentes pedidos em uma única remessa. Isso é útil quando vários pedidos para diferentes clientes serão transportados pela mesma transportadora em um único veículo;
📨 Controle de qualidade e conferência: antes que a transportadora colete as mercadorias, o romaneio serve como um checklist. A equipe do estoque pode conferir cada item listado no romaneio para garantir que tudo o que foi prometido está sendo enviado;
📨 Documentação para a transportadora: o romaneio é um documento que acompanha a carga. Ele fornece à transportadora uma lista clara do que está sendo transportado, incluindo a quantidade de volumes, o conteúdo (geralmente de forma resumida) e, por vezes, informações sobre os destinatários;
📨 Otimização do espaço e custo: ao agrupar pedidos em romaneios, você pode otimizar o espaço nos veículos de transporte, o que pode levar a uma redução nos custos de frete.
Continue lendo para explorar cada funcionalidade e transformar a gestão da sua expedição em um processo ágil e sem falhas. Vamos lá!
Comece acessando o Omni OMS, realizando login com seu usuário e senha. Após, no menu principal lateral, clique na opção Logística e, em seguida, em Expedição. Você visualizará uma lista de romaneios caso já tenha criado algum anteriormente:
Esta é a sua central de controle para gerenciar e acompanhar todos os romaneios (manifestos de despacho) e pedidos de envio. Aqui você tem uma visão clara do status de cada remessa, podendo tomar ações rápidas para garantir que seus produtos cheguem ao destino de forma eficiente.
Para encontrar algum romaneio específico utilize a barra de pesquisa, localizada no canto superior esquerdo da tela. Além disso, você pode refinar sua busca com os filtros disponíveis de Transportadoras e Status. Logo abaixo serão exibidas as seguintes colunas:
Campo |
Ação |
|---|---|
| Romaneio | Número de identificação do romaneio. Abaixo, a opção Copiar facilita a replicação do número para outras aplicações. Para acessar o detalhamento de um romaneio, clique sobre a numeração. |
| Transportadora | Nome da empresa responsável pelo transporte dos pedidos. Este filtro exibirá todas as transportadoras previamente cadastradas. 💡 Dica: para saber mais, acesse o artigo Como cadastrar uma transportadora?. |
| Quantidade de pedidos | Número total de pedidos incluídos naquele romaneio. |
| Status | Indica o estágio atual do romaneio. Isso é crucial para entender o progresso da remessa. |
| Fechado em | Data em que o romaneio foi finalizado e preparado para envio. |
| Ações | Dependendo do status do pedido, esta coluna apresentará algumas ações:
|
Para cadastrar um novo romaneio, clique no botão + Novo Romaneio, botão na cor rosa localizado na parte superior da tela.
🔎 Importante: para garantir um fluxo de trabalho suave e evitar interrupções no processo de expedição, é fundamental que algumas etapas sejam concluídas antes de você criar um novo romaneio. Pense nisso como uma checklist de preparação:
- Coleta (Picking): os itens do pedido devem ter sido separados e coletados do estoque físico;
- Empacotamento (Packing): os produtos coletados precisam estar devidamente embalados e preparados para o envio;
- Impressão de etiqueta de envio: as etiquetas de envio, com as informações de rastreamento e endereço do destinatário, devem ter sido geradas e afixadas nas embalagens;
- Faturamento da NF-e: a Nota Fiscal Eletrônica referente à venda precisa ter sido emitida e aprovada.
Por que essa sequência é importante? O romaneio é a etapa final de agrupamento e preparação para a saída da mercadoria, e tentar criar um romaneio sem que essas etapas anteriores estejam finalizadas pode gerar inconsistências, atrasos e até mesmo erros no despacho.
Quer entender o processo completo? Para uma visão detalhada de todo o ciclo de uma venda, desde a entrada do pedido até a sua expedição, consulte nosso artigo de ajuda Como uma venda com prateleira infinita ocorre no Omni OMS?.
📨 Passo 1: Organizando o Romaneio
Nesta nova tela você informará os detalhes da transportadora e adicionará os pedidos que farão parte deste romaneio. Confira os campos para preenchimento:
Campo |
Ação |
|---|---|
| Transportadora | Campo obrigatório. Clique no campo para escolher a transportadora responsável por levar os pedidos que você adicionará a este romaneio. |
| Modalidade | Se desejar, você pode especificar a modalidade de transporte (ex: Sedex PAC, etc). 💡 Dica: para saber mais, acesse o artigo de ajuda Como cadastrar uma transportadora?. |
| Tipo de veículo | Se desejar, você pode preencher com o tipo de veículo que fará o transporte (ex: Van, Caminhão). |
| Placa do veículo | Se desejar, insira a placa do veículo para um controle ainda mais detalhado da sua expedição. |
| Mostrar quantidades e descrições dos itens do pedido | Marque esta caixa se desejar que o romaneio detalhe não apenas quais pedidos estão inclusos, mas também a quantidade e a descrição de cada item dentro desses pedidos. Isso pode ser útil para conferência ou para a transportadora. |
🔎 Importante: para que um pedido possa ser incluído em um romaneio, ele precisa atender simultaneamente aos seguintes critérios:
- Etapas anteriores completas: o pedido deve ter passado por todas as etapas predecessoras obrigatórias. Isso inclui a coleta dos itens no estoque, o empacotamento adequado e a emissão da NF-e correspondente;
- Transportadora correspondente: o pedido precisa estar vinculado à mesma transportadora que você selecionou no campo Selecione a Transportadora no topo desta tela. Isso garante que você não tente agrupar pedidos que serão despachados por empresas de transporte diferentes no mesmo romaneio;
- Status Etiqueta Gerada: o pedido deve estar com o status, confirmando que a etiqueta de envio (com as informações de rastreamento e endereço) já foi criada e está pronta para ser fixada na embalagem.
Clique no botão + Adicionar pedidos para abrir uma nova janela onde você poderá pesquisar e selecionar os pedidos que deseja incluir neste romaneio. Utilize a barra de pesquisa para encontrar rapidamente pedidos. Já o botão Atualizar lista pode ser utilizando se você souber que novos pedidos podem ter ficado disponíveis recentemente ou se precisar recarregar a lista.
Logo abaixo, uma tabela listará todos os pedidos que estão elegíveis para serem adicionados ao seu romaneio atual. Para cada pedido, você verá algumas informações principais:
Depois de selecionar todos os pedidos que deseja incluir, clique no botão rosa Adicionar pedidos: os pedidos selecionados serão então adicionados à tabela na tela de Novo Romaneio.
📨 Passo 2: Criando o Romaneio
Você está de volta à tela de Novo Romaneio, mas agora com um passo importante dado: os pedidos que você selecionou já estão visíveis e organizados, prontos para serem consolidados neste manifesto de carga. Esta tela é a sua última parada antes de gerar o romaneio final.
Você também visualiza, na parte superior do pedido, o número do Romaneio (#1234).
Quando todas as informações estiverem corretas e todos os pedidos desejados estiverem na lista, clique no botão rosa Criar Romaneio. Será gerado o seu novo romaneio, que estará disponível na tela principal de Expedição com o seu status Aberto:
📨 Passo 3: Finalizando o Romaneio para a coleta
Esta nova tela foi projetada para o momento em que a equipe de expedição está acompanhando e finalizando a preparação de uma carga para ser coletada pela transportadora. A equipe pode estar aguardando a transportadora chegar, ou o caminhão já pode ter chegado e está prestes a carregar. O seu status está Aberto.
Um membro da equipe de expedição pode estar usando esta tela para fazer uma conferência final. Ele compara os volumes físicos com a lista de pedidos na tela para ter certeza de que tudo o que está no romaneio está realmente sendo carregado, e que não há itens faltando ou sobrando.
Se for preciso, a equipe pode clicar em Imprimir romaneio para ter uma cópia física que será assinada pelo motorista como comprovante de coleta.
Após, o status do romaneio estará Pronto para coleta.
📨 Passo 4: Finalizando o Romaneio para a coleta
Assim que a transportadora coleta a carga e o caminhão parte, o usuário do OMS deverá clicar no botão Coletado pela transportadora. Será exibida uma janela para alterar o horário da coleta caso seja necessário. Para concluir, clique em Fechar romaneio:
📨 Passo 5: Romaneio emitido com sucesso
Nesta tela indica-se o status do romaneio, que está Fechado. Você também poderá imprimir o Romaneio em questão ao clicar em Imprimir romaneio:
📨 Passo 6: Confirmando a entrega e finalizando o pedido
Ao retornar à tela de Pedidos de venda, este pedido ainda estará com o status Coletado pela Transportadora (aqui, posso utilizar o filtro Coletado pela transportadora para facilitar a visualização):
É possível marcar os pedidos como entregue caso sua empresa não tenha nenhuma configuração automática de atualização do pedido junto com a transportadora.
Basta clicar sobre o número do pedido, acessar o seu detalhamento e clicar em Entregar Pedido. Uma nova janela será exibida, solicitando que você confirme a entrega e feche o pedido. Se sim, clique no botão azul Confirmar entrega e finalizar pedido.
Após, o pedido ficará com o status Entregue. O ciclo de entrega de um pedido foi finalizado com sucesso.
💡 Dica: se o seu cliente devolveu alguma pedido já entregue, acesse o artigo Como recepcionar uma devolução de pedido? e saiba gerenciá-lo de forma fácil no Omni OMS.
