Como realizar uma entrada de mercadoria via XML?
Do XML ao seu estoque: aprenda a dar entrada em suas compras de forma fácil e precisa!
Bem-vindo ao nosso guia prático sobre como realizar a entrada de mercadorias no Omni OMS utilizando arquivos XML! Se você busca uma maneira rápida, eficiente e, acima de tudo, a mais correta de registrar as compras realizadas junto aos seus fornecedores em seu estoque, você está no lugar certo.
Através de um processo simples e bem definido em poucos passos, a importação via XML elimina a necessidade de digitação manual, minimizando erros e garantindo a integridade dos seus dados de inventário. Prepare-se para descobrir como essa funcionalidade poderosa pode simplificar sua rotina e otimizar a gestão do seu estoque. Vamos lá!
Comece acessando o Omni OMS, realizando login com seu usuário e senha. Após, no menu principal lateral, clique na opção Estoques e Preços e, em seguida, em Entrada de Mercadorias:
💡 Dica: o Omni OMS oferece duas maneiras para acessar essa funcionalidade, ambas conduzindo você ao mesmo ponto de partida. Você também pode acessá-la via da tela de Estoques, através do botão Entrada e selecionando a opção Entrada via nota fiscal (XML):
Para dar início ao processo de entrada de mercadorias, siga os passos detalhados abaixo:
📥 Passo 1: Iniciando uma nova entrada
A tela inicial é o seu centro de controle para visualizar e gerenciar todas as entradas de mercadorias registradas no Omni OMS. Aqui, você encontrará um histórico das entradas, informações sobre as notas fiscais, fornecedores e o status de cada recebimento.
Localizada no topo da tabela, a barra de filtros permite que você refine a lista de entradas de mercadorias exibidas, facilitando a busca por informações específicas. Vamos explorar cada seção para que você possa navegar e utilizar essas informações de forma eficiente:
Campo |
Ação |
|---|---|
| NR | Número de Recebimento, um identificador único gerado pelo sistema para cada entrada de mercadorias. Ele facilita o rastreamento interno e a referência a um recebimento específico. |
| Nº NF-e | Exibe o número da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) referente à entrada de mercadorias. |
| Data de entrada | Indica a data e a hora em que a entrada das mercadorias foi registrada no Omni OMS. |
| Fornecedor | Exibe o nome do fornecedor que enviou as mercadorias. |
| CNPJ | Apresenta o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) do fornecedor. |
| Responsável | Indica o nome do usuário responsável por registrar ou processar a entrada das mercadorias. |
| Etapa do recebimento | Mostra a etapa atual do processo de recebimento das mercadorias (por exemplo, Armazenagem). As etapas podem variar dependendo do fluxo de trabalho. |
| Status do N.R. | Exibe o status geral da entrada de mercadorias. Os status são Aberto, Fechado ou Cancelado, indicando o estado do processo de recebimento. |
Localizado no canto superior direito da tela, o botão azul + Nova Entrada de mercadoria permite que você inicie o processo de registro de uma nova entrada de mercadorias. Clique para prosseguir.
📥 Passo 2: Carregando o XML de entrada
Após iniciar uma nova entrada, você será direcionado para uma tela onde deverá fornecer informações essenciais para o processo. O primeiro passo crucial nesta etapa é o carregamento do arquivo XML da nota fiscal do fornecedor referente às mercadorias que você deseja dar entrada. O XML é um formato de arquivo oficial que organiza dados de forma estruturada, facilitando a importação de muitos itens de uma só vez.
No campo Estoque, indique onde as mercadorias devem ser alocadas. Logo abaixo da seleção do estoque, você encontrará a seção para o carregamento do arquivo XML da nota fiscal do fornecedor. Após selecionar o arquivo XML, clique no botão Importar Arquivo para o sistema iniciar o processo de leitura e interpretação do XML. Aguarde alguns instantes enquanto o carregamento é concluído.
📥 Passo 3: Verificando as informações da NF
Após carregar o arquivo XML da nota fiscal do fornecedor, serão apresentadas quatro abas sob o título Detalhes do XML. Cada aba permite que você revise e confirme as informações extraídas do arquivo antes de criar a entrada de mercadorias no Omni OMS. Navegar por essas abas garante a precisão dos dados importados. Vamos conhecê-las:
Aba |
Ação |
|---|---|
| Informações Gerais | Exibe todas as principais informações da sua nota fiscal de compra importada. O objetivo é fornecer um panorama inicial da nota fiscal que está sendo importada. |
| Dados dos Produtos | Exibe a lista de produtos contidos no arquivo XML da nota fiscal. São exibidos detalhes como o item, SKU, descrição do produto, código do produto, EAN, unidade de medida, quantidade, desconto, preço unitário e o valor total de cada item. Se desejar, você pode clicar na flecha ao final de cada linha para verificar impostos incidentes no item. Esta tela é crucial para verificar se os produtos e suas quantidades foram lidos corretamente do XML. |
| Transportadora | Exibe as informações referentes ao transporte das mercadorias, caso estejam presentes no arquivo XML. Detalhes como o nome/razão social e CNPJ da transportadora, a modalidade do frete e a quantidade de volumes são apresentados aqui. A precisão dessas informações é importante para o rastreamento e controle logístico. |
| Totais da NF | Apresenta os valores totais da nota fiscal, incluindo o valor total dos produtos, base de cálculo e valor de impostos, além de valores de seguro, frete, outras despesas e descontos. O valor total da nota fiscal é exibido no final. Esta tela permite conferir se os cálculos e os valores totais correspondem à nota fiscal do fornecedor. |
Após revisar cuidadosamente as informações em cada uma dessas telas e garantir que tudo esteja correto, o próximo passo será clicar no botão Criar N.R. (criar número de recebimento), localizado no canto superior direito da tela:
📥 Passo 4: Confirmando a criação da N.R. e verificando pendências
Ao clicar em Criar N.R. na tela anterior, o Omni OMS gera um número interno único para esta entrada de mercadorias, conhecido como Número de Recebimento (N.R.). Você poderá conferir este número no topo da página (por exemplo, N.R. 000006004).
Este número é fundamental pois ele garante que você possa acompanhar e continuar o processo de entrada desta nota fiscal posteriormente, acessando a tela principal de Entrada de Mercadoria:
A tela seguinte repetirá os dados que você revisou anteriormente nas abas de detalhes do XML. No entanto, sua principal função é lhe alertar sobre quaisquer configurações adicionais que precisem ser realizadas antes que as mercadorias possam ser totalmente importadas para o seu estoque. O Omni OMS indicará a necessidade de ação através de um indicador visual em vermelho.
🔎 Exemplo: imagine que ao acessar a aba Dados dos Produtos você percebe que a linha correspondente a um determinado produto está destacada em vermelho. Para entender o motivo dessa sinalização, clique no ícone de flecha (localizado ao final da linha do produto). Uma mensagem será exibida: SKU não cadastrado na base. Impossível seguir:
Essa mensagem clara indica que, embora o produto conste na nota fiscal do fornecedor, o código SKU informado pelo fornecedor para este item ainda não está vinculado ao cadastro de produto correspondente. Para que o Omni OMS consiga fazer a correta vinculação entre o produto que você comprou e o produto que você gerencia em seu estoque, essa associação precisa ser realizada.
Neste caso específico, você precisará acessar a seção de Cadastro de Produtos e realizar uma das seguintes ações:
- Vincular o SKU do fornecedor ao produto existente: se o produto já estiver cadastrado, localize-o e adicione o código SKU fornecido na nota fiscal do fornecedor ao campo correspondente nas informações do produto;
- Cadastrar um novo produto: se o produto for novo e ainda não estiver cadastrado em seu sistema, você precisará realizar o cadastro completo do novo produto, incluindo a descrição, o SKU fornecido e outras informações relevantes.
Após realizar um dos passos acima, basta clicar no botão superior Opções e em Atualizar informações: o indicador vermelho desaparecerá para o produto corrigido, permitindo que você avance para as próximas etapas do processo de entrada:
Com todas as informações preenchidas, o botão Próxima Etapa estará disponível (cor azul). Clique nele para prosseguir.
📥 Passo 5: Realizando a conferência física da mercadoria
Na tela seguinte, você permanecerá na mesma interface de visualização dos dados da nota fiscal, mas com um novo objetivo: realizar a conferência física dos itens recebidos para garantir a exatidão entre o que consta na nota fiscal do fornecedor e as mercadorias que foram efetivamente entregues em seu estoque.
Na aba Dados do Produto, observe a coluna Qtd. Conferida para cada item listado: é neste campo que você deverá inserir a quantidade de unidades de cada produto que foram fisicamente contadas e verificadas no momento do recebimento. Se você digitar a mesma quantidade informada na NF, a coluna Motivo constará com um ícone verde; não é possível digitar uma quantidade maior que a recebida.
Mas caso haja alguma discrepância entre a quantidade física e a informada na nota fiscal, utilize a coluna Motivo para selecionar o motivo mais adequado da desconformidade. As opções incluem Mercadoria Avariada, Mercadoria Faltante e Conferência física:
Após realizada a conferência, clique no botão azul Próxima etapa.
📥 Passo 6: Finalizando a entrada
Na mesma tela, você pode conferir todas as informações até aqui.
💡 Dica: ao receber uma nota fiscal de compra, é comum que ela apresente apenas a quantidade total de cada SKU sem especificar informações adicionais como os números de lote, datas de validade ou datas de fabricação dos itens recebidos.
O Omni OMS oferece uma funcionalidade para que você possa detalhar essas informações e garantir um controle de estoque ainda mais eficiente - facilitando o rastreamento de produtos.
Para adicionar, clique na aba Dados dos Produtos para visualizar a lista dos itens presentes na nota. Encontre a linha do produto para o qual você deseja adicionar informações de lote, data de validade ou data de fabricação. Ao final da linha, você encontrará um ícone de lápis: clique neste ícone.
Uma nova janela será exibida, permitindo que você "desmembre" a quantidade total recebida desse produto em diferentes lotes, cada um com suas respectivas datas de validade e fabricação:
Para efetivar a entrada das mercadorias, localize e clique no botão Finalizar e armazenar SKUs. O Omni OMS iniciará a inseri-los no estoque, e este processo pode levar alguns instantes.
🔎 Importante: você já se perguntou como o sistema lida com produtos que chegam em uma unidade (como caixas) e são vendidos em outra (como unidades individuais)? É aí que entra o Fator de Conversão, uma configuração inteligente disponível para cada produto no seu Omni OMS.
Essa funcionalidade permite que você diga, por exemplo, que 1 CX (Caixa) é igual a 10 UN (Unidades).
Na prática, o que acontece?
Quando você estiver registrando a entrada de um produto, e a NF-e indicar uma quantidade na unidade CX (que é a unidade que você configurou no seu fator de conversão), o Omni OMS fará a conversão automática. Ele vai multiplicar a quantidade da nota fiscal pelo fator que você definiu no cadastro deste produto (bem ao final da tela de Cadastro de Produtos).
Ou seja, se a nota fiscal disser 2 CX, e seu fator de conversão for 1 CX = 10 UN, será registrada a entrada de 20 UN no seu estoque. Isso otimiza o controle, garante a precisão do seu inventário e evita que você precise fazer esses cálculos manualmente. Veja um exemplo:
💡 Dica: para conhecer o passo-a-passo para realizar algum ajuste e dar entrada em seu estoque de forma manual, acesse nosso artigo de ajuda Como realizar uma entrada manual de produtos no estoque? e saiba mais!
