Como criar um orçamento?
Do orçamento ao pedido: o caminho da formalização da venda
No Omni OMS, um orçamento é o ponto de partida para formalizar uma venda. Ele permite que você crie uma simulação detalhada de uma intenção de compra junto ao seu cliente, servindo como um rascunho de pedido que, uma vez aprovado, pode ser facilmente convertido em uma venda oficial.
É importante lembrar que os pedidos originados de um orçamento não serão faturados como NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor eletrônica), que é o formato usual para vendas realizadas diretamente no Ponto de Venda (PDV Omni). Em vez disso, eles serão faturados como NF-e (Nota Fiscal eletrônica). Isso é válido tanto para pedidos com entrega em casa quanto para aqueles com retirada na loja. Alguns benefícios são:
🔮 Registrar uma intenção de compra: permitir que a equipe de vendas documente um orçamento solicitado por um cliente, com os produtos desejados, quantidades e preços estimados.
🔮 Criar um novo pedido: formalizar a compra de um cliente, registrando os produtos, quantidades, preços acordados e informações de entrega e pagamento.
🔮 Centralizar informações do pedido/orçamento: reunir em um único local todos os dados relevantes para o orçamento ou pedido.
🔮 Iniciar o fluxo de trabalho: acionar as etapas subsequentes do processo de vendas, como aprovação de orçamento, separação de estoque, emissão de nota fiscal e envio.
Ao utilizar a funcionalidade de orçamento, você melhora o fluxo de vendas, garante registros corretos e profissionaliza o processo de formalização de orçamentos. Vamos lá!
Comece acessando o Omni OMS, realizando login com seu usuário e senha. Após, no menu principal lateral, clique na opção Vendas e, em seguida, em Orçamentos.
Você visualizará uma lista de orçamentos caso já tenha cadastrado algum anteriormente. Serão exibidas as colunas como ID, Cliente, Canal de venda, Data do orçamento, Valor Total e Situação.
Para cadastrar um novo orçamento, clique no botão + Novo Orçamento, botão na cor azul localizado na parte superior da tela:
🔮 Passo 1: aba Informações gerais
A tela de Novo Orçamento é o ponto de partida para registrar as intenções de compra dos seus clientes. Esta tela é dividida em três abas principais: Informações gerais, Produtos e Pagamentos. Para facilitar o processo, siga a ordem indicada. Vamos explorar cada uma delas em detalhes. Existem vários campos obrigatórios a serem preenchidos. Conheça:
Campo |
Ação |
|---|---|
| Cliente | Permite selecionar um cliente já cadastrado (seja no Omni OMS ou no PDV Omni) e vinculá-lo ao orçamento. Caso ele ainda não esteja cadastrado, basta clicar na opção Novo Cliente e efetuar um novo cadastro de cliente diretamente em tela, preenchendo os novos campos exibidos CPF/CNPJ e Nome/Razão Social. |
| Colaborador(a) | Identifica o responsável pela criação do orçamento, permitindo o rastreamento do desempenho da equipe de vendas. |
| Validade do orçamento | Por padrão, o Omni OMS criará um orçamento com a validade de 48h. Porém, você pode definir um outro prazo limite para a validade do orçamento apresentado ao cliente. O orçamento será cancelado automaticamente ao chegar na data e horário selecionado. |
| Não definir data de validade | Esta opção pode ser utilizada sempre que desejar que um orçamento não possua um prazo específico. |
| Estoque | Permite selecionar o estoque de onde os produtos serão reservados, garantindo que a disponibilidade deles possam ser verificadas no estoque correto. |
| Canal de venda | Indique por qual canal esta venda está sendo gerada (ex: Balcão, Telefone etc). Ajuda a analisar a performance dos diferentes canais. |
| Tabela de preço | Escolha qual tabela de preços será aplicada a este orçamento. Isso é útil se você tiver preços diferenciados para diferentes tipos de clientes ou promoções. |
| Indicador de consumidor final | Este campo geralmente define se a venda é para um Consumidor final (pessoa física) ou para uma Revenda/Distribuição (um revendedor, distribuidor ou alguém intermediador entre sua loja e o consumidor final). |
| Endereço de entrega | Caso o cliente selecionado tenha endereço cadastrado, você poderá optar entre o residencial, comercial ou de cobrança. Ao selecionar uma das opções, os campos de endereço serão preenchidos automaticamente. Se precisar informar algum endereço novo, selecione a opção Novo endereço e preencha o campo CEP abaixo. |
| Nome do destinatário | O nome da pessoa que receberá os produtos na entrega. |
| Observações (para uso interno) | Utilize este espaço para registrar informações que são importantes apenas para a sua equipe, como condições especiais de venda, lembretes para o vendedor, etc. Estas informações não aparecerão na nota fiscal. |
| Informações adicionais (aparecerá na Nota Fiscal) | Qualquer observação que você deseja que apareça na Nota Fiscal ou em documentos relacionados ao cliente. Pode ser um número de pedido do cliente, informações de garantia, etc |
Quando os campos estiverem devidamente preenchidos, clique na aba superior Produtos para continuar.
🔮 Passo 2: aba Produtos
A próxima etapa é adicionar os produtos que o cliente deseja. A aba Produtos é onde você listará cada item, definirá quantidades e visualizará o valor total do pedido. Conheça os campos para preenchimento:
Campo |
Ação |
|---|---|
| Nome | Campo principal para identificar o produto. Você pode começar a digitar o nome do produto ou o código SKU para facilitar a localização do item desejado. Ao selecionar o produto, as informações relacionadas a ele, como o código e o estoque disponível, serão automaticamente carregadas. |
| Lote (se aplicável) | Se o produto que você está adicionando tiver controle por lotes, você poderá selecionar o lote específico aqui. Isso é importante para gerenciar a validade, procedência ou custos diferenciados de um mesmo produto. |
| Código | Este campo exibirá o código interno do produto selecionado. É uma informação de referência. |
| Em estoque | Mostra a quantidade disponível do produto (e do lote, se selecionado) no estoque que foi definido na aba Informações gerais. Isso ajuda a verificar a disponibilidade imediata para o cliente. |
| Preço unitário (R$) | Preço unitário do produto, de acordo com a tabela de preços selecionada na aba Informações gerais. |
| Desconto (R$) | Caso queria conceder desconto ao cliente, informe neste campo. |
| Quantidade | Informe a quantidade de itens solicitada pelo cliente. |
Ao lado direito da tela, você encontrará o Total do pedido, que é uma área de resumo em tempo real dos valores do seu orçamento:
Campo |
Ação |
|---|---|
| Subtotal | Exibe a soma dos preços unitários de todos os produtos adicionados, multiplicados pelas suas respectivas quantidades, antes da aplicação de quaisquer descontos. |
| Descontos | Aqui será mostrado o valor total dos descontos aplicados ao orçamento. |
| Total | Este é o valor final do orçamento, representando o Subtotal menos os Descontos. É o valor que o cliente deverá pagar. |
Quando os campos estiverem devidamente preenchidos, clique na aba superior Pagamentos para continuar.
🔮 Passo 3: aba Pagamentos
Agora, na aba Pagamentos, é hora de detalhar como o cliente irá efetuar o pagamento. Esta etapa é importante para fechar a venda e garantir que todas as condições financeiras estejam claras. Você deve detalhar o valor do frete (se houver), o modelo de pagamento e número de parcelas que o cliente poderá efetuar o pagamento. Ao lado direito da tela, um resumo em tempo real exibe os subtotais e totais. Para Salvar o orçamento, clique em Salvar:
🔮 Passo 4: Gerando o orçamento
Após salvar o orçamento, ele recebe um número único de identificação exibido na parte superior da tela. Você poderá conferir um resumo do orçamento, e ainda verificar três botões superiores:
Campo |
Ação |
|---|---|
| Cancelar orçamento | Utilize este botão para invalidar ou cancelar o orçamento. Isso é útil se o cliente desistiu da compra ou se o orçamento não é mais relevante. Mas atenção: uma vez cancelado, não ser possível reverter a ação. |
| Editar | Utilize caso precisar fazer qualquer alteração no orçamento, como ajustar quantidades, adicionar novos produtos, mudar formas de pagamento ou corrigir informações do cliente. |
| Gerar Orçamento | Este botão é essencial! Ao clicar em Gerar Orçamento, você formaliza a transação com o cliente através da criação de um documento de orçamento. |
Para prosseguir, clique em Gerar Orçamento.
🔮 Passo 5: Aprovando o orçamento
Esta tela é a central de informações para acompanhar e gerenciar um orçamento já criado. Ela oferece uma visão consolidada de todos os detalhes, permitindo que você revise as informações, faça edições, aprove o orçamento ou até mesmo o converta em uma venda final:
No canto superior direito, você tem dois novos botões de ações para gerenciar o fluxo do orçamento:
Campo |
Ação |
|---|---|
| Regerar Orçamento | Esta opção é útil se, por exemplo, houve alguma atualização de preços, regras de promoção ou estoque que possa impactar o orçamento. Ao Regerar, o sistema recalcula os valores com base nas condições atuais. |
| Aprovar orçamento | Este é um passo fundamental! Ao clicá-lo, você formaliza a proposta de venda. Dependendo da configuração do seu sistema, esta ação pode acionar processos subsequentes, como a reserva de estoque, a geração de pedidos ou a preparação para faturamento. |
💡 Dica: a nova aba superior Arquivos (não visível nas telas anteriores, mas presente aqui) permite que você acesse o orçamento criado em formato PDF:
Para prosseguir, clique em Aprovar Orçamento.
🔮 Passo 6: Confirmando o pagamento efetuado pelo cliente
Esta nova janela é o último passo antes de finalizar e aprovar um orçamento, transformando-o potencialmente em uma venda. Aqui, você deve preencher os detalhes do pagamento já efetuado pelo cliente, garantindo que todas as informações estejam corretas para o registro da transação.
Confirme os dados específicos de cada pagamento e, caso necessite de uma confirmação da transação de pagamento (como em casos de pagamento via cartão de crédito, que necessitam o preenchimento do NSU), preencha-o. Já para pagamentos em dinheiro, esse preenchimento não será solicitado.
💬 Você sabia?
NSU significa Número Sequencial Único. É um código único gerado pela máquina de cartão (POS) a cada transação aprovada. Ele ajuda a rastrear a transação em caso de necessidade de auditoria ou conciliação. E lembre-se: pagamentos via cartões ou vales precisam ter o NSU preenchido.
Caso o seu cliente desejar adicionar mais uma forma de pagamento, basta clicar em Adicionar pagamento, botão azul na área inferior da janela. Se todas as informações de pagamentos estiverem corretas, clique em Confirmar:
Pronto! Seu orçamento transformou-se em um pedido no Omni OMS com o status Aguardando Coleta, e agora está pronto para ser expedido.
💡 Dica: para prosseguir, acesse o artigo de ajuda Como uma venda com prateleira infinita ocorre no Omni OMS? e saiba o passo a passo até a entrega do pedido na casa do cliente!
Ao acessar a tela de Pedidos de vendas, você encontrará o pedido com uma identificação própria, indicando que ele foi criado manualmente (e não recepcionado via e-commerce ou via PDV Omni, por exemplo). Ele constará com uma tag chamada Pedido Manual:
💡 Dica: para conhecer tudo sobre a tela acima, acesse o artigo Conheça o painel principal de Pedidos de Vendas e navegue por seus filtros e particularidades!
