Principais dúvidas sobre Notas Fiscais e a SEFAZ

Menos dúvidas, mais segurança: o essencial sobre NF-e e SEFAZ

Para ajudar você a navegar com mais segurança no universo das notas fiscais, reunimos as respostas para as dúvidas mais comuns que os clientes têm sobre os processos e regras da Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Vamos lá!

Esta é a dúvida mais comum de todas!

• XML: é o documento fiscal oficial com validade jurídica. É um arquivo em formato padronizado pelo governo, contendo todas as informações da operação. É o XML que sua empresa e sua contabilidade devem armazenar legalmente.
• DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica): é a representação gráfica e simplificada do XML, geralmente em formato PDF. Ela serve para acompanhar o transporte de mercadorias e para uma visualização rápida da nota. A DANFE não tem valor fiscal sem o XML correspondente.

Sim, obrigatoriamente. A legislação exige que toda e qualquer circulação de mercadoria seja acompanhada por um documento fiscal, mesmo que não haja uma transação financeira.

Para isso, utiliza-se um CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) específico que define a natureza daquela operação. Por exemplo:

• Remessa para conserto: envio de um equipamento para reparo;
• Remessa para demonstração: envio de um produto para um cliente experimentar;
• Remessa para industrialização: envio de matéria-prima para ser processada por um terceiro.

Cada uma dessas operações tem um CFOP próprio que indica que não se trata de uma venda, isentando a cobrança de alguns impostos.

Entender o prazo para cancelar uma nota fiscal é essencial para corrigir erros e evitar problemas fiscais. A regra geral é definida nacionalmente, mas alguns estados possuem suas próprias particularidades.

O prazo padrão para o cancelamento de uma NF-e, estabelecido pelo Ajuste SINIEF 07/05, é de 24 horas, contadas a partir do momento da "Autorização de Uso" pela SEFAZ.

Este prazo é válido desde que duas condições principais sejam atendidas:

1) A mercadoria não pode ter circulado: o produto não pode ter saído do seu estabelecimento.

2) O destinatário não pode ter realizado a "Confirmação da Operação": o destinatário não pode ter se manifestado confirmando o recebimento da mercadoria.

A grande maioria dos estados brasileiros adota este prazo padrão de 24 horas. Alguns estados possuem prazos significativamente diferentes, exigindo mais atenção dos contribuintes:

• Mato Grosso (MT): é a exceção mais conhecida. O prazo é de apenas 2 horas após a autorização da nota;
• Rondônia (RO): possui um prazo um pouco mais flexível de 8 horas.

Não. Uma vez que uma NF-e é "Autorizada" pela SEFAZ, ela não pode mais ser alterada. Isso garante a integridade do documento fiscal. Para corrigir erros, existem dois procedimentos distintos: a Carta de Correção Eletrônica (CC-e) ou o Cancelamento.

A CC-e serve para corrigir erros simples que não alteram as variáveis principais da nota.

• O que PODE corrigir: dados adicionais (ex: "Entregar aos cuidados de..."), códigos fiscais (desde que não alterem impostos), dados da transportadora, etc.
• O que NÃO PODE corrigir: valores, impostos, data de emissão/saída, e os dados cadastrais do emitente ou do destinatário.

O cancelamento deve ser feito quando há um erro grave (que não pode ser corrigido via CC-e) ou quando a operação comercial foi desfeita. Lembre-se que o prazo padrão para o cancelamento de uma NF-e é de 24 horas após sua autorização.

O código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) é extremamente importante. Ele é um código de 8 dígitos que identifica a natureza do produto e é a base para a definição de praticamente todos os impostos incidentes sobre ele (IPI, ICMS, PIS/COFINS, etc.).

Um NCM incorreto pode causar:

• Rejeição da NF-e: a SEFAZ pode rejeitar a nota se o NCM for inválido.
• Tributação Incorreta: sua empresa pode pagar mais ou menos impostos do que o devido, gerando risco de multas e autuações em uma fiscalização.
• Problemas no Estoque: dificulta a organização e o controle fiscal do seu inventário.

Portanto, garantir que o NCM no cadastro dos seus produtos esteja sempre correto e atualizado é fundamental.

Não, na maioria dos casos. O cancelamento da NF-e original só é permitido se a mercadoria ainda não circulou (ou seja, não saiu do seu estabelecimento).

Se o seu cliente recebeu o produto e depois decidiu devolvê-lo, o processo correto é a emissão de uma Nota Fiscal de Devolução. Se o cliente for uma pessoa jurídica (outra empresa), ele mesmo deve emitir essa nota. Se for uma pessoa física, sua empresa deverá emitir uma "nota de entrada" para registrar a devolução da mercadoria em seu estoque e anular os impostos da venda original.

Este é um cenário muito comum, conhecido como devolução parcial. O procedimento correto é emitir (ou solicitar que seu cliente emita, se ele for pessoa jurídica) uma Nota Fiscal de Devolução Parcial. Esta nova nota fiscal deverá:

• Referenciar a chave de acesso da nota de venda original;
• Listar apenas os produtos e as quantidades que estão sendo efetivamente devolvidos;
• Calcular os valores e impostos correspondentes apenas aos itens devolvidos.