Menu Configurações: Portal Fiscal

Pense nesta área como o painel de controle administrativo da sua conta, onde você pode gerenciar os aspectos mais importantes do Portal Fiscal: as unidades da sua empresa e as pessoas que têm acesso a ele, de forma visual e direta.

Vamos conhecer cada parte dela a seguir!

Ao lado esquerdo da tela, localize e clique sobre o submenu Configurações: ele é facilmente identificada pelo ícone de engrenagem (⚙️):

🏢 Submenu Organizações

Aqui você administra suas "unidades de negócio". Pense nelas como as diferentes filiais, lojas ou departamentos da sua empresa que utilizam o Portal Fiscal. Você poderá adicionar novas unidades, editar informações das existentes ou simplesmente visualizar todas as que estão cadastradas:

Ao clicar sobre esta opção uma nova janela é exibida, e você poderá localizar rapidamente a organização que procura:

Buscar organizações: uma barra de pesquisa simples: basta digitar o nome ou parte do nome da unidade de negócio que deseja encontrar;
Filtro de visibilidade: permite filtrar a lista com base no status de visibilidade de cada organização, ajudando você a ver apenas as que estão ativas ("Visível") ou as que podem estar ocultas.

Campo	Ação
Nome	Apresenta o nome de identificação da sua unidade de negócio (ex: "NEXAAS").
CNPJ	Mostra o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica correspondente àquela organização.
Visibilidade	A visibilidade é a permissão que todos os usuários do Portal Fiscal tem para acessar essa organização. Pode estar Visível (cor verde) ou Oculta (ícone vermelho).
Ações	Você encontrará ícones que permitem executar ações específicas para cada organização: Ocultar visibilidade (ícone de olho com um traço): ao clicar neste botão, você poderá ocultar uma organização. Esta função é útil para unidades de negócio que não estão mais em operação, como uma filial que foi fechada. Ao ocultar uma organização, ela deixa de aparecer nas seleções e listas do dia a dia, mantendo a sua área de trabalho mais limpa e focada apenas nas unidades ativas. O mais importante é que, mesmo oculta, todo o histórico de documentos e informações daquela unidade é preservado com segurança, podendo ser consultado sempre que necessário. Alterar estoque padrão (ícone de seta para baixo): permite que você defina um "estoque padrão" para o recebimento de mercadorias daquela organização específica. Uma vez definido, sempre que você for dar entrada em produtos a partir de uma nota fiscal, iremos sugerir este estoque padrão para receber os itens. É importante saber que no momento de importar o estoque de uma nota, você ainda terá total liberdade para alterar manualmente e selecionar um estoque diferente, caso seja necessário.

👥 Submenu Usuários

Esta área é dedicada ao controle de acesso. É aqui que você define quem pode entrar no portal e o que cada pessoa pode fazer. Aqui, você pode convidar novos membros para a equipe, definir o que cada um pode fazer e gerenciar o acesso de forma segura e organizada:

Para facilitar a localização de uma pessoa específica, especialmente em contas com muitos usuários, você conta com as seguintes ferramentas:

Buscar usuários: uma barra de pesquisa prática onde você pode digitar o nome ou o e-mail do usuário para encontrá-lo;
Filtro de Status: permite que você visualize apenas usuários com um status específico (por exemplo, apenas ativos);
Filtro de perfil de acesso: ajuda a listar usuários com base em seu nível de permissão (por exemplo, mostrar apenas os Administradores).

Confira abaixo cada uma das colunas da lista exibida em tela:

Campo	Ação
Nome	O nome completo do usuário. 💡 Dica: acesse o artigo Guia completo: como cadastrar um usuário e o Nexaas ID e saiba como alterar seu nome de exibição nas soluções Nexaas.
E-mail	O endereço de e-mail utilizado para o login no Portal Fiscal. É o mesmo utilizado no NexaasID.
Perfil de acesso	Define o nível de permissão do usuário dentro do Portal Fiscal, ou seja, o que ele pode ver e fazer. As opções são Administrador, Colaborador ou Apenas leitura.
Organizações	Indica a quantas unidades de negócio (filiais, lojas, etc.) aquele usuário tem acesso. O número "1" significa que ele tem permissão para visualizar e gerenciar uma organização.
Status	Mostra a situação atual da conta do usuário, se Ativo (cor verde) ou Pendente (cor laranja).
Ações	Nesta coluna, você encontra os ícones para gerenciar cada usuário individualmente: Excluir (ícone de lixeira): permite remover o acesso do usuário ao Portal Fiscal. É uma ação importante e, geralmente, pediremos uma confirmação antes de concluí-la. Editar (ícone de lápis): permite alterar os dados do cadastro do usuário, como perfil de acesso, se é um usuário ativo ou não, e qual (ou quais) organizações o usuário terá acesso no Portal Fiscal.

📧 Convidando um novo membro para o Portal Fiscal

Adicionar novos membros à sua equipe no Portal Fiscal é um processo simples e rápido, e você só precisa ter a permissão de usuário para esta ação.

Basta clicar no botão rosa + Novo Usuário, que fica localizado no canto superior direito:

Preencha os campos corretamente com os dados do novo usuário:

Campo	Ação
E-mail	Campo obrigatório. Insira o endereço de e-mail da pessoa que você está convidando. Este será o login dela para acessar o Portal Fiscal. Importante: o usuário precisa ter uma conta no NexaasID com o mesmo e-mail para acessar o Portal Fiscal.
Perfil de acesso	Aqui você define o que o novo usuário poderá ver e fazer. Clique no menu suspenso para escolher um dos perfis pré-configurados: Administrador: pode criar, editar e excluir usuários e organizações. Colaborador: pode criar outros usuários do tipo Colaborador ou *Apenas leitura, mas não pode editar ou excluir perfis de usuários. Pode apenas visualizar as organizações. Apenas leitura*: pode apenas visualizar as informações, porém não pode realizar ações.
Usuário ativo	Define se o usuário poderá acessar o Portal Fiscal imediatamente após a criação. Ativado (ligado): o usuário poderá fazer login assim que o cadastro for concluído; Desativado (desligado): o usuário será criado, mas permanecerá inativo até que você o ative manualmente na tela de gerenciamento de usuários.
Organizações	Determina a quais unidades de negócio (filiais, lojas, centros de distribuição, etc.) o usuário terá permissão de acesso. Selecionar organizações: clique neste botão para abrir uma lista com todas as suas organizações cadastradas; Contador: ao lado do botão, o contador (0 selecionadas) será atualizado em tempo real, mostrando quantas unidades você já escolheu para aquele usuário.

Após preencher todos os campos necessários, clique em Criar usuário para confirmar e salvar o novo cadastro. O usuário será adicionado à lista com o status Pendente até que ele realize seu primeiro acesso ao Portal Fiscal: