Como realizar baixa de estoque (Outras Saídas) com NF-e?
Desvendando as Outras Saídas: baixas em total conformidade fiscal
Pense nas Outras Saídas como tudo aquilo que sai do seu estoque, mas não é uma venda comum para um cliente final. Sabe quando um produto quebrou ou você doou uma peça?
Registrar estas ações corretamente e emitir a Nota Fiscal correspondente é uma ferramenta poderosa para a saúde e o sucesso da sua loja. É ter a certeza de que seu estoque está em ordem, seu financeiro está sob controle e em conformidade fiscal e legal.
De maneira clara e amigável, este artigo percorrerá cada etapa da baixa de estoque para cenários que não são uma venda tradicional – como doações, perdas, devoluções ou transferências internas. Vamos lá!
Comece acessando o Omni OMS, realizando login com seu usuário e senha. Após, no menu principal lateral, clique na opção Estoques e Preços e, em seguida, em Outras Saídas.
💡 Dica: para saber mais, acesse o artigo Conheça o painel principal de Outras Saídas.
Você visualizará uma lista de outras saídas caso já tenha cadastrado alguma anteriormente. Para cadastrar uma nova baixa de estoque, clique no botão + Nova Saída, botão rosa localizado na parte superior direita da tela:
A partir deste ponto, lhe guiaremos por algumas etapas para garantir a finalização deste processo com sucesso. Acompanhe:
Este é o primeiro passo para registrar uma baixa de estoque que não é resultado de uma venda convencional. Seja para doações, perdas, uso interno ou qualquer outra finalidade que exija documentação fiscal, esta tela garante que suas movimentações sejam precisas e transparentes.
A criação de uma nova saída é um processo guiado por etapas, representadas pelas abas numeradas na parte superior da tela:
- Dados da nota: nesta primeira etapa, você definirá as informações essenciais da saída, incluindo a finalidade da movimentação, o depósito de origem e os dados do destinatário.
- Produtos: aqui você adicionará os itens que serão baixados do estoque e suas respectivas quantidades.
- Transporte: nesta última etapa, você poderá informar os detalhes do transporte, caso a saída envolva movimentação física dos produtos. Esta etapa será liberada após preencher os dados da nota.
🔻 Passo 1: Dados da nota
Nesta aba crucial, você preencherá as informações iniciais que darão base à sua nova saída:
Campo |
Ação |
|---|---|
| Finalidade | Campo obrigatório, onde você verá uma lista de opções pré-definidas que explicam o motivo da baixa do estoque. Escolher a finalidade correta é vital para a sua contabilidade e para a emissão fiscal. As opções são:
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| Depósito de saída | Selecione o depósito ou local físico de onde os produtos serão retirados. Certifique-se de escolher o depósito correto para que a baixa seja registrada no local certo. |
| O destinatário é a própria Organização | Se esta opção for marcada, significa que a baixa de estoque é para uso interno da sua própria empresa (ex: um produto que quebrou ou venceu). Ao marcar esta opção, os campos de destinatário abaixo serão desativados, pois não há um terceiro envolvido. |
Não cadastrado ou Fornecedor |
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| Endereço | Basta inserir o CEP e pressionar a tecla TAB: os demais campos relacionados ao endereço serão preenchidos automaticamente, facilitando o cadastro e garantindo a precisão das informações. Lembre-se de preencher o campo Número. |
| Dados adicionais para a nota fiscais | Este campo de texto (com limite de 500 caracteres) é opcional e serve para incluir qualquer informação extra que você queira que apareça no corpo da NF-e. Pode ser um número de referência interno, observações específicas sobre a saída, ou qualquer outro detalhe relevante para o destinatário ou para sua contabilidade. |
| Referenciar Nota Fiscal Eletrônica | Em algumas situações, a saída de estoque pode estar vinculada a uma nota fiscal emitida anteriormente. Clique no botão + Adicionar nota para abrir um campo onde você poderá informar a chave de acesso da NF-e que deseja referenciar, como por exemplo a NF-e de entrada daquele produto: desta forma, você realiza a saída do produto referenciando a sua entrada. |
Preencher esta primeira aba com atenção é fundamental para garantir a correta emissão da nota fiscal e o registro preciso da baixa em seu estoque. Após revisar os dados desta primeira etapa, clique em Próximo:
🔻 Passo 2: Produtos
Depois de preencher os dados gerais da nota e do destinatário, é aqui que você informará quais itens e em que quantidade serão baixados do seu estoque. Nesta tela, você trabalhará com uma tabela onde cada linha representa um produto que será incluído na saída. As colunas são intuitivas e permitem total controle:
Campo |
Ação |
|---|---|
| SKU | O código único de identificação do produto. Você pode buscá-lo pelo nome, SKU ou EAN. Após selecioná-lo na lista exibida, a foto, descrição e demais informações serão exibidas para confirmação do item. |
| Lote | Se o produto tiver gestão por lotes, aqui você pode especificar de qual lote a quantidade será baixada. Um ícone de lápis ao lado de Sem lote indica que você pode buscar informações de lote se o seu produto tiver essa característica e você precisar especificar de qual lote a baixa está sendo feita. |
| Quantidade | Você pode ajustar a quantidade do produto a ser baixada usando as setas para cima e para baixo ou digitando o valor diretamente. Abaixo da quantidade, o Omni OMS mostra o total disponível daquele item em estoque no depósito selecionado (ex: "Total: 10 UNID"). Isso ajuda você a não registrar uma saída maior do que a quantidade disponível. |
| Valor unitário | Exibe o valor de custo ou de venda unitário do produto, conforme configurado no sistema. Este valor é importante para o cálculo fiscal da nota. |
| Valor total | O sistema calcula automaticamente o valor total para a linha, multiplicando a Quantidade pelo Valor unitário. |
Ao final de cada linha de produto, m Ações, há dois botões disponíveis: o ícone de cifrão (Editar valores), que permite editar o valor do produto e inserir descontos e outras despesas; e o ícone de lixeira (Remover), para excluir a linha do item. Para continuar, clique em Próximo.
🔻 Passo 3: Transporte
Você já definiu os dados essenciais da nota (Passo 1) e adicionou os produtos que serão baixados (Passo 2). Agora, chegamos à Passo 3, dedicada a registrar os detalhes logísticos da sua saída, caso os produtos precisem ser transportados. Se a saída não envolve transporte físico (por exemplo, um produto que foi consumido internamente na própria loja), basta manter a opção 9 - SEM OCORRÊNCIA DE TRANSPORTE selecionada.
Clique em Criar saída para finalizar o registro e processar a sua solicitação, registrando a saída da mercadoria e gerando os documentos pertinentes:
🔻 Passo 4: Verificando as informações
Em nova janela, um título identifica claramente o registro que você está visualizando, com um número de identificação único para a saída em questão (#1264). A palavra Criada ao lado indica o status inicial desta saída.
Abaixo do título principal, você encontra um conjunto de abas que organizam as informações da saída em categorias lógicas. Conheça:
- Informações gerais: exibe um resumo completo dos dados básicos de saída;
- Produtos: detalha quais produtos e suas quantidades estão inclusos nesta saída;
- Transporte: apresenta as informações sobre a modalidade e os dados do transporte, se houver;
- Arquivos: local para visualizar documentos relacionados a esta saída, como notas fiscais.
Na parte superior direita da tela, algumas ações podem ser realizadas através dos botões Cancelar (permite cancelar a saída, se ainda não estiver processada ou se houver um erro que exija a anulação), Editar (clicar aqui o levará de volta às etapas de edição da saída, permitindo alterar dados como produtos, informações de transporte, etc) e Confirmar saída (botão final para processar e efetivar a saída, geralmente após a conferência de todos os dados e a emissão de documentos necessários).
Após navegar pelas abas e confirmar seus dados, clique em Confirmar saída.
🔻 Passo 5: Emitindo o espelho da NF-e
Após alguns instantes o espelho da sua NF-e será gerado automaticamente pelo Omni OMS e estará disponível para download na aba Arquivos. Essa ação será descrita através uma de pop-up no topo da página e, nesta etapa, o status da saída é Nota Pendente: ela demonstra que a nota fiscal ainda precisa ser emitida:
💡 Dica: o espelho de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é, essencialmente, uma representação visual ou um resumo dos dados contidos na NF-e original (o arquivo XML). Ele serve como um comprovante da transação, exibindo informações de forma legível:
Embora o documento fiscal com validade jurídica seja o arquivo XML da NF-e, o espelho é fundamental para a compreensão e acessibilidade das informações por todas as partes envolvidas na transação antes de sua emissão oficial.
🔻 Passo 6: Emitindo a NF-e
Se tudo estiver correto no passo anterior, basta clicar em Emitir NF-e: este é o botão principal nesta fase e inicia o processo de envio dos dados para a SEFAZ e a efetiva emissão da NF-e:
Aguarde alguns instantes. Se a emissão ocorrer com com sucesso, o status alterará para Finalizada, indicando que a saída foi corretamente registrada via NF-e. Para acessar tanto o XML quanto o PDF da NF-e, clique na aba Arquivos e realize o download:
Se você precisar cancelar a NF-e de Outras Saídas após emiti-la, basta clicar no botão Cancelar: ele garante que o cancelamento seja feito de forma intencional e com a devida justificativa, um requisito legal. Será exibido um campo de texto obrigatório onde você deve inserir o motivo do cancelamento com no mínimo 15 caracteres:
Ao clicar em Sim, cancelar, você confirma o cancelamento da nota. Esta ação é irreversível: certifique-se de que você realmente deseja prosseguir com o cancelamento antes de clicar.
🔎 Importante: o cancelamento de uma NF-e possui regras específicas estabelecidas pela (SEFAZ, como prazos máximos para cancelamento. Verifique sempre a legislação vigente e as políticas internas da sua empresa antes de realizar um cancelamento para evitar problemas fiscais.
