Como realizar a baixa de estoque (Outras Saídas) com NF-e
Desvendando as Outras Saídas: baixas em total conformidade fiscal
Pense nas Outras Saídas como tudo aquilo que sai do seu estoque, mas não é uma venda comum para um cliente final. Sabe quando um produto quebrou ou você doou uma peça?
Manter o estoque alinhado com a realidade da sua loja é fundamental para uma boa gestão. Nem toda saída de produto é uma venda; por isso, entender o processo de Outras Saídas garante que sua empresa esteja sempre em conformidade fiscal.
💭 O que são "Outras Saídas"?
Imagine que um produto quebrou ou precisou ser transferido internamente. Essas movimentações não são vendas comuns para o cliente final, mas precisam ser registradas para que seu inventário e financeiro fiquem 100% corretos.
Neste artigo, vamos te guiar pelo passo a passo para realizar essas baixas de forma simples e segura. Vamos lá!
🔻 Iniciando o processo
Comece acessando o Nexaas OMS, realizando login com seu usuário e senha. Após, no menu principal lateral, clique na opção Estoques e Preços e, em seguida, em Outras Saídas.
Você visualizará uma lista de outras saídas caso já tenha cadastrado alguma anteriormente. Para cadastrar uma nova baixa de estoque, clique no botão + Nova Saída, botão rosa localizado na parte superior direita da tela:
A partir deste ponto, lhe guiaremos por três abas principais (representadas pelas abas numeradas na parte superior da tela) para garantir a finalização deste processo com sucesso.
🔻 Passo 1: Dados da nota
Nesta primeira etapa, você preencherá as informações iniciais que darão base à sua nova saída. A tela é dividida em blocos estratégicos:
Dados de saída
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Campo |
Ação |
|---|---|
| Finalidade |
Campo obrigatório. Selecione o motivo da baixa de estoque na lista. Escolher a opção correta é essencial para garantir a precisão da sua contabilidade e o sucesso da emissão fiscal. As opções que aparecem aqui são as mesmas que você configurou na tela de Finalidades. Para saber como gerenciar esta lista, consulte o artigo Conheça o painel principal de Outras Saídas. |
| Movimentar estoque | Mantenha esta caixa marcada se desejar que seja realizada a baixa do estoque dos itens. |
| Depósito de saída |
Escolha de qual depósito ou loja os produtos serão retirados. Mesmo não movimentando estoque, a seleção do estoque é obrigatória para o cálculo de custo. Certifique-se de escolher o depósito correto para que a baixa seja registrada no local certo. |
Destinatário
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Campo |
Ação |
|---|---|
| O destinatário é a própria Organização |
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Dados adicionais para a nota fiscal
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Campo |
Ação |
|---|---|
| Dados adicionais para a nota fiscais | Use este espaço para incluir informações que devem constar no corpo da NF-e (ex: número de um processo interno ou observações contábeis). Há um limite de 500 caracteres. |
| + Referenciar nota fiscal | Clique aqui caso esta saída precise estar vinculada a uma nota fiscal emitida anteriormente (como uma nota de entrada). Você pode referenciar mais de uma NF-e caso necessário. |
💡 Fique atento: os campos marcados com asterisco vermelho ( * ) são obrigatórios. O botão Próximo só será habilitado após o preenchimento correto dessas informações.
Após revisar os dados desta primeira etapa, clique em Próximo:
🔻 Passo 2: Produtos
Depois de preencher os dados gerais da nota e do destinatário, é aqui que você informará quais itens e em que quantidade serão baixados do seu estoque. Nesta tela, você trabalhará com uma tabela onde cada linha representa um produto que será incluído na saída.
Como adicionar produtos
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Campo |
Ação |
|---|---|
| Buscar SKU ou ler EAN | Localize seus produtos rapidamente digitando o nome ou código SKU. Para maior agilidade, utilize um leitor de código de barras para bipar os itens e adicioná-los instantaneamente. |
| Buscar apenas produtos ativos | Mantenha esta opção marcada para filtrar sua busca apenas por itens com status Ativo no cadastro, evitando erros com produtos em rascunho ou inativos. |
🔎 Importante: a busca está vinculada ao depósito selecionado no Passo 1. Para que um produto seja localizado, ele precisa ter um registro de entrada ou saldo nesse local específico.
Entendendo a tabela de itens
Aqui, você confere e ajusta os detalhes de cada produto adicionado. A tabela permite visualizar a descrição do item, selecionar o lote (clicando no ícone de lápis), definir a quantidade e validar os valores unitários e totais para fins fiscais.
Abaixo da quantidade, o Nexaas OMS mostra o total disponível daquele item em estoque no depósito selecionado (ex: "Total: 10 UNID"). Isso ajuda você a não registrar uma saída maior do que a quantidade disponível:
💡 Dica: quando você bipar um novo produto, ele sempre aparecerá no topo da sua lista. Se você bipar o mesmo produto novamente, o Nexaas OMS apenas adiciona a quantidade na linha do item que já estava lá.
Caso precise de ajustes finos, utilize os ícones de Ações ao final da linha para editar valores ou remover itens da lista. Com todos os produtos conferidos, clique em Próximo para seguir para a etapa de Transporte.
🔻 Passo 3: Transporte
Nesta última aba, você registrará os detalhes logísticos da sua movimentação:
- Saídas sem transporte físico: caso os produtos tenham sido consumidos internamente ou a baixa não envolva entrega (como uma avaria descartada na loja), basta manter a modalidade padrão: 9 - SEM OCORRÊNCIA DE TRANSPORTE.
- Saídas com transporte: se a mercadoria precisar ser transportada para outro local, selecione a modalidade de frete correspondente e preencha os dados do transportador.
Após conferir as informações, clique no botão Criar saída.
✨ Sucesso! O sistema processará sua solicitação e exibirá uma mensagem de confirmação no topo da tela. A partir deste momento, sua saída foi registrada e os itens foram reservados no estoque, aguardando apenas a sua confirmação final para a emissão da NF-e.
🔻 Passo 4: Conferência e confirmação
Em nova janela e com a saída já criada, o sistema gera um número de identificação único (ex: #17799) e atribui o status inicial de Criada. Abaixo do título principal, você encontra um conjunto de abas que organizam as informações da saída em categorias lógicas. Conheça:
Navegação por abas
- Geral: resumo dos dados básicos, finalidade e valores totais.
- Produtos: detalhamento dos itens e quantidades reservadas.
- Transporte: informações sobre a modalidade de frete e transportador.
- Arquivos: local onde ficarão armazenados os documentos (como a NF-e) após a emissão:
Ações disponíveis
No canto superior direito, você encontra os botões de ação para prosseguir:
- Cancelar: anula a operação (disponível enquanto a nota não for emitida).
- Editar: retorna às etapas anteriores para ajustar qualquer informação.
- Espelho da nota: utilize este recurso para gerar uma prévia do documento fiscal.
Clique neste botão antes de emitir a NF-e.
🔻 Passo 5: Gerando o espelho da NF-e
Ao clicar em Espelho da nota, o Nexaas OMS processará o rascunho automaticamente. Você verá um pop-up de confirmação no topo da página e, após alguns instantes, o arquivo estará disponível para download na aba Arquivos.
Nesta etapa, o status da saída passará para Nota Pendente, indicando que o estoque já foi processado, mas o documento fiscal oficial ainda aguarda sua emissão.
💡 Dica: o espelho de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação visual ou um resumo dos dados contidos na NF-e original (o arquivo XML).
Com ele, você pode confirmar dados com fornecedores e realizar quantos ajustes forem necessários, já que o registro permanece aberto para edições. Assim, você garante que a nota oficial só será emitida quando tudo estiver 100% correto, evitando cancelamentos desnecessários de NF-e:
🔻 Passo 6: Emitindo a NF-e
Se tudo estiver correto no passo anterior, basta clicar em Emitir NF-e: este é o botão principal nesta fase e inicia o processo de envio dos dados para a SEFAZ e a efetiva emissão da NF-e:
Aguarde alguns instantes. Se a emissão ocorrer com com sucesso, o status alterará para Finalizada, indicando que a saída foi corretamente registrada via NF-e. Para acessar tanto o XML quanto o PDF da NF-e, clique na aba Arquivos e realize o download:
Cancelamento da NF-e
Se precisar cancelar uma nota já emitida, utilize o botão Cancelar. Este processo é guiado para garantir que a ação seja intencional e atenda aos requisitos legais:
- Ao clicar em cancelar, um campo de texto obrigatório será exibido;
- Insira a justificativa do cancelamento (mínimo de 15 caracteres);
- Clique em Sim, cancelar para confirmar:
🔎 Importante: o cancelamento de uma NF-e segue normas rigorosas estabelecidas pela SEFAZ, incluindo prazos máximos que variam conforme a legislação. Antes de cancelar, recomendamos verificar as regras vigentes e as políticas internas da sua empresa para evitar divergências fiscais.
