Como criar um pedido de compra?
Da necessidade à aquisição: a jornada integrada do pedido de compra
Cada caixa que chega ao seu armazém, cada produto que abastece sua loja, começou... como um pedido de compra. No Omni OMS, essa etapa é o processo de aquisição, transformando uma necessidade em uma ação concreta e rastreável. O segredo é um pedido de compra bem feito! Confira alguns benefícios:
🧾 Controle preciso do estoque: tenha visibilidade sobre o que está sendo comprado e em qual estágio do processo está, evitando excessos ou faltas;
🧾 Controle de qualidade: associe os itens comprados a especificações e requisitos de qualidade, se necessário, garantindo que o que foi pedido é o que será recebido;
🧾 Melhora na comunicação interna: todas as equipes (compras, estoque, financeiro) têm acesso às informações do pedido, garantindo alinhamento e transparência;
🧾 Otimização do relacionamento com fornecedores: comunique suas necessidades de forma clara e padronizada, fortalecendo a parceria e evitando mal-entendidos;
🧾 Rastreabilidade total: monitore cada etapa da compra, desde a solicitação até o recebimento, facilitando auditorias e a resolução de problemas
No Omni OMS, essa ferramenta é projetada para integrar e simplificar essa jornada. Vamos lá!
Comece acessando o Omni OMS, realizando login com seu usuário e senha. Após, no menu principal lateral, clique na opção Fornecedores e, em seguida, em Pedidos de Compras. Você visualizará uma lista de fabricantes caso já tenha cadastrado algum anteriormente. Serão exibidas as colunas como Número do pedido, Data criação, Fornecedor, Estoque de destino, Previsão e Data de entrega, Status e Valor total.
Para cadastrar um novo pedido, clique no botão + Novo Pedido, botão na cor azul localizado na parte superior da tela:
Para dar início ao processo pedido de compra a um fornecedor, siga os passos detalhados abaixo:
🧾 Passo 1: Criando seu Pedido de Compra
Esta tela é o ponto de partida para você iniciar e gerenciar o processo de aquisição de novos produtos para o seu estoque. Ela foi projetada para que você possa especificar detalhadamente o que será comprado, de quem, para onde e em que condições, garantindo um controle preciso do seu fluxo de suprimentos. Vamos conhecer seus campos:
Campo |
Ação |
|---|---|
| Número do pedido | Este campo é preenchido automaticamente pelo sistema (gerando um número sequencial). |
| Fornecedor | Campo de seleção onde você escolherá qual dos seus fornecedores cadastrados será o responsável por atender este pedido. É fundamental que o fornecedor já esteja previamente cadastrado. |
| Observações | Campo de texto livre para você adicionar quaisquer notas, instruções especiais ou detalhes adicionais sobre este pedido de compra que sejam relevantes para a comunicação interna ou com o fornecedor. |
| Estoque de destino | Aqui você seleciona qual dos seus estoques receberá os itens deste pedido quando eles chegarem. É crucial para o controle de inventário e para direcionar o recebimento. |
| Data prevista de entrega | Um campo de data para indicar quando você espera que os produtos deste pedido sejam entregues. Essencial para o planejamento e acompanhamento logístico. |
💡Dica: para saber como cadastrar um fornecedor no Omni OMS, acesse o artigo de ajuda Como cadastrar um fornecedor?.
Logo abaixo, você encontra a seção Itens do pedido: esta é a seção mais detalhada, onde você adiciona e especifica os produtos que serão comprados. Um link no canto superior direito desta seção chamado Importar Itens permite importar uma lista de itens a partir de uma planilha, agilizando o preenchimento para pedidos grandes.
Campo |
Ação |
|---|---|
| SKU | Campo de busca onde você digitará o código do produto (SKU) ou parte do nome do produto para selecioná-lo da sua base de itens cadastrados. O Omni OMS oferece sugestões. |
| Cód. Fornecedor | Uma vez selecionado o SKU, este campo pode ser preenchido automaticamente com o código que o fornecedor usa para aquele item, se essa informação estiver cadastrada. |
| Estoque atual | Exibe a quantidade atual do SKU do Estoque de Destino selecionado, fornecendo um contexto útil para a decisão de compra. Logo abaixo, em Visão Global, um recurso muito interessante: exibe-se o detalhamento por estoque e quantidades, de toda a organização:
|
| UN | A unidade de medida do produto (ex: un - unidade, cx - caixa, kg - quilograma). |
| Preço unitário | O valor de compra de uma única unidade do produto. |
| Atualizar custo | Se marcada, pode-se usar o preço deste pedido para atualizar o custo médio ou último custo de aquisição do item no seu inventário, impactando a valoração do seu estoque. |
| Quantidade | A quantidade do item que você deseja comprar neste pedido. |
| Desconto | Campo para aplicar um desconto sobre o valor total daquele item, se houver. |
| Valor total | Valor total calculado para aquela linha de item:Preço unitário x Quantidade - Desconto . |
| + (Adicionar Item) | No canto direito da linha, permite adicionar mais linhas para incluir novos itens ao pedido. |
Para interromper o processo de cadastro, basta clicar em Cancelar; para salvar as informações inseridas nesta tela, clique em Salvar:
🧾 Passo 2: Acompanhando o ciclo do pedido de compra
Após salvar, nesta nova tela você encontrará as informações do pedido de forma organizada, permitindo um acompanhamento claro de todo o processo de aquisição. Você também visualizará um Número de Identificação deste Pedido de Compra (por exemplo, 102), que servirá como referência para este processo específico.
Nesta etapa o status do seu pedido é Pendente, indicando que ainda é possível editar todos os campos antes de enviar seu pedido ao fornecedor. Logo abaixo do número do pedido, há uma linha do tempo visual que indica o progresso do pedido através de diferentes estágios:
Estágio |
Ação |
|---|---|
| PENDENTE | O pedido foi criado, mas ainda não foi enviado ao fornecedor. |
| ENVIADO | O pedido foi formalmente enviado ao fornecedor. |
| LIBERADO | O fornecedor confirmou o pedido e ele está pronto para ser separado/enviado. |
| RECEBIDO | Os itens do pedido foram recebidos e conferidos no seu estoque. |
| CANCELADO | O pedido foi cancelado. |
Para avançar, selecione a opção Enviado ao Fornecedor na seção lateral Status:
💡Dica: ao clicar na seção lateral Documentos, o Omni OMS gera para você um documento com um resumo do pedido de compra:
🧾 Passo 2: Enviando o pedido ao fornecedor
Seu pedido teve seu status atualizado, permitindo que você acompanhe seu progresso e execute ações conforme ele avança no ciclo de vida de aquisição. Note que agora o seu status superior na linha do tempo é ENVIADO: é indicado realizar o envio da proposta para o fornecedor e atualizar o pedido no Omni OMS, para refletir o status atual da compra.
Para avançar, selecione o status Liberado para recebimento:
💡 Dica: a seção Histórico (visível na parte inferior direita) permite acompanhar as etapas e eventos significativos relacionados a este pedido de compra, oferecendo uma trilha de auditoria completa do processo:
🧾 Passo 3: Liberado para recebimento
A linha do tempo visual agora destaca a fase atual LIBERADO: essa alteração ocorrerá sempre que você indicar que o fornecedor confirmou e/ou liberou a mercadoria. O foco agora é na preparação para a entrada física do pedido. É recomendado monitorar a data prevista de entrega e aguardar a NF-e do fornecedor.
Assim que a mercadoria for despachada pelo fornecedor, ele deverá enviar a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) correspondente. Você usará esta função para carregar o arquivo XML da NF-e, iniciando oficialmente o processo de recebimento e conferência da mercadoria no seu estoque. Quando o pedido for recebido, altere novamente o status do pedido para Pedido Recebido:
🧾 Passo 4: Recebimento confirmado
Esta tela apresenta a visão finalizada do Pedido de Compra n° 102, que agora encontra-se com o status RECEBIDO. Este é o estágio mais importante do ciclo de aquisição, confirmando que os produtos foram entregues, conferidos e devidamente incorporados ao seu estoque.
A transição para RECEBIDO é o marco final do processo de compra, confirmando a entrada da mercadoria e podendo ser acessada para consulta e auditoria. Você pode utilizá-la para confirmar que o processo de compra foi concluído com sucesso ou revisar os detalhes do pedido e os itens que foram entregues, por exemplo - além de verificar o histórico do pedido para entender o fluxo de todas as suas etapas.
