Como realizar uma devolução ao fornecedor?
Descomplicando: como e por que devolver produtos
Sabemos que, no dia a dia, nem tudo sai como o planejado. Podem surgir situações como produtos com defeito, com avarias ou com quantidades incorretas.
Realizar essas devoluções de forma correta é uma ação normal para manter o controle do seu estoque. E este processo, que pode parecer complexo, é facilitado pelo Nexaas OMS e traz diversos benefícios importantes para sua operação:
📤 Exatidão no estoque: ao registrar corretamente as devoluções, você garante que o seu estoque reflita a quantidade real de produtos disponíveis, evitando vendas de itens que não estão mais fisicamente no seu depósito;
📤 Otimização do espaço de armazenagem: devolver produtos indesejados ou danificados libera espaço valioso, que pode ser utilizado para itens de maior giro ou para organizar melhor seu estoque;
📤 Emissão correta de documentos fiscais: ajuda na emissão das NF-e de Devolução, Avaria ou outros, garantindo a conformidade fiscal;
📤 Rastreabilidade: todas as devoluções são registradas, permitindo que você rastreie o histórico de cada item, desde a entrada até a devolução concluída.
Este artigo lhe mostrará um passo a passo simples para registrar as devoluções ao fornecedor. Vamos lá!
🔎 Antes de começar: verifique os pré-requisitos
Para garantir que a emissão da sua NF-e de devolução ocorra sem erros, certifique-se de atender aos seguintes pontos:
- Cadastro do fornecedor: o fornecedor deve estar previamente cadastrado no Nexaas OMS. Se você já realizou a entrada dessas mercadorias via XML, o cadastro já foi criado naquele momento.
- Disponibilidade de estoque: certifique-se de que o produto possui saldo positivo. O sistema não permite gerar notas de devolução para itens com quantidade zerada no estoque.
- Consistência na origem: a NF-e de devolução deve ser emitida através da mesma unidade (organização) que registrou a entrada original do produto.
📤 Passo 1: Iniciando uma nova devolução
Comece acessando o Nexaas OMS, realizando login com seu usuário e senha. Após, no menu principal lateral, clique na opção Fornecedores e, após, em Devolução ao fornecedor.
Você será levado à tela principal de devoluções, onde poderá acompanhar o histórico de todas as devoluções realizadas.
Para encontrar uma devolução específica rapidamente, utilize os filtros de busca por fornecedor, estoque ou período de data localizados no topo da página.
Nesta tela, cada registro apresenta informações detalhadas para facilitar o seu controle:
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Campo |
Ação |
|---|---|
| Id | Código único para cada processo de devolução. |
| Data e Hora de Saída | Quando a devolução foi registrada. |
| Fornecedor | A empresa que receberá as mercadorias de volta. |
| Estoque | A unidade física ou depósito de onde os itens estão saindo. |
| Qtd. SKUs | A quantidade total de itens distintos incluídos na devolução. |
| Status | A etapa atual do processo (ex: NF-e não emitida). |
| Valor | O montante financeiro total dos produtos devolvidos. |
Pronto para continuar?
Para criar um novo registro, basta clicar no botão azul + Nova Devolução, no canto superior direito da tela:
📤 Passo 2: Carregando o XML de seu fornecedor
Para garantir a precisão dos dados, a devolução para um fornecedor não ocorre de maneira manual. O processo é realizado obrigatoriamente através do arquivo XML da nota fiscal de entrada.
Siga as etapas abaixo:
- Selecione o estoque: no campo Estoque, indique de local (estoque) as mercadorias serão retiradas para a devolução.
- Escolha o arquivo XML: logo abaixo, na seção de carregamento, selecione o arquivo XML da nota fiscal referente aos itens que você deseja devolver.
- Inicie o carregamento: clique no botão Carregar nota fiscal:
💡 Dica: o sistema levará alguns instantes para ler e interpretar as informações do arquivo. Aguarde a conclusão do carregamento antes de prosseguir.
📤 Passo 3: Detalhando os itens de devolução
Após carregar o XML, você precisará preencher as informações específicas de cada produto. Para garantir que o processo ocorra sem erros fiscais ou de estoque, siga estas orientações:
-
Motivo da devolução: selecione a justificativa apropriada para a operação (ex: Produto com defeito ou Itens com avaria).
💡 Dica: se você tiver algum protocolo relacionado à devolução, insira junto com o motivo. Por exemplo: Avaria - Protocolo 78952.
- Associar SKUs: para cada item da nota fiscal do fornecedor, faça o vínculo com o SKU correspondente no catálogo do Nexaas OMS. Isso garante a baixa correta no seu estoque.
- Informar o lote: caso seus produtos possuam controle de lote, insira o número do lote específico da mercadoria que está sendo devolvida.
- Quantidade a devolver: insira o número exato de unidades que retornará ao fornecedor. Atenção: Esta quantidade não pode ser superior ao total recebido na nota fiscal original.
- Finalidade do produto: localize esta coluna para definir a classificação fiscal adequada. Em caso de dúvida sobre qual opção selecionar, consulte sua equipe contábil ou fiscal.
🔎 Importante: se você deixar o preenchimento do campo Finalidade do Produto em branco, o Nexaas OMS utilizará a finalidade cadastrada no cadastro do produto.
Após preencher todos os campos necessários para os itens da devolução, faça uma breve revisão dos dados para garantir que tudo esteja correto. Para prosseguir para a próxima etapa, clique no botão Continuar, localizado no canto inferior da tela:
📤 Passo 4: Registrando informações de transporte
Nesta tela, você deve inserir os dados logísticos para o envio das mercadorias de volta ao fornecedor, que podem impactar diretamente o custo e a logística do frete. Confira o que deve ser preenchido em cada campo:
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Campo |
O que preencher |
|---|---|
| Tipo de frete |
Selecione quem será responsável pelo custo (ex: Por conta do emitente, Por conta do destinatário, etc.). Este campo é obrigatório. Atenção: se você escolher a opção Sem ocorrência de transporte, nenhum campo necessita preenchimento. Basta clicar em Atualizar. |
| Valor do frete | Informe o valor total do frete, caso haja um custo associado à operação. |
| Transportadora | Selecione a empresa responsável pela coleta (transportadora) entre as opções cadastradas no Nexaas OMS, caso utilizada. Muitas vezes, a transportadora na devolução será a mesma da NF-e de venda. |
| Placa do veículo e Estado (UF) | Insira a placa do veículo transportador e selecione o estado (UF) correspondente. |
| Qtd. de volumes | Informe o total de volumes (caixas, pallets, etc.) que compõem a carga. |
| Espécie e Marca | Descreva o tipo de embalagem (ex: Caixas) e a marca dos volumes, se houver. |
| Peso líquido (kg) e Peso bruto (kg) |
Informe o peso total da carga devolvida em quilogramas. 💡 Dica: as informações de peso constam na NF-e de venda. Essas informações são essenciais para coleta pela transportadora e, caso não constem os dados, a transportadora pode não aceitar a coleta. |
Após preencher os dados, você tem duas opções:
- Clique em Salvar para registrar as informações de transporte;
- Caso não precise informar nenhum dado logístico nesta etapa, basta clicar em Pular:
📤 Passo 5: Confirmação e preparação para emissão da Devolução
Nesta etapa, o Nexaas OMS apresenta um resumo detalhado da devolução: esta tela funciona como uma conferência, consolidando todos os dados inseridos nos passos anteriores para sua validação final. Confira os itens, quantidades e valores para garantir que tudo esteja correto. O status atual da devolução é NF-e não emitida.
🔎 Importante: dedique um momento para revisar as informações. Com tudo em ordem, sua devolução estará pronta para a etapa final: a emissão da NF-e.
Para prosseguir, clique no botão superior Espelho da nota. Esta ação gerará uma versão preliminar do documento, permitindo visualizar exatamente como as informações aparecerão na NF-e definitiva:
🔎 Lembre-se: o espelho da nota não tem valor fiscal. Ele é uma ferramenta exclusiva para conferência. A NF-e de devolução oficial será gerada no passo seguinte.
📤 Passo 6: Finalização e Emissão da NF-e
Com o espelho da nota revisado, você está pronto para oficializar a devolução. Nesta tela, você tem as seguintes opções:
- Cancelar devolução: se identificar algum erro grave, utilize esta opção para interromper o processo e recomeçar com os dados corrigidos;
- Editar dados de transporte: permite editar as informações inseridas no passo 4 relativas ao transporte da devolução:
- Regerar espelho da nota: caso tenha feito ajustes recentes e queira visualizar a prévia novamente antes de transmitir;
- Emitir NF-e: se todas as informações estiverem corretas, clique neste botão para enviar o documento para autorização da SEFAZ;
Após clicar em Emitir NF-e, aguarde alguns instantes. O sistema iniciará o processo de comunicação com a Sefaz.
Você pode acompanhar o progresso diretamente pelo campo Status na tela. Enquanto o documento é processado, o status será exibido como Emitindo NF-e:
📤 Passo 7: Finalizando o processo
Com a NF-e emitida com sucesso, o status da operação será atualizado para Finalizada. Nesta tela, você terá uma visão completa do histórico e dos documentos gerados.
Agora, no topo da tela, você encontrará dois botões para situações excepcionais. É fundamental entender a diferença entre eles antes de clicar:
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Botão |
Ação |
|---|---|
| Cancelar devolução |
Anula o processo dentro do Nexaas OMS. Use se a devolução não for mais necessária. Atenção: esta ação não cancela a NF-e automaticamente na SEFAZ. |
| Cancelar NF-e | Cancela a NF-e emitida junto à SEFAZ. Utilize apenas se houver erro na nota (valores, destinatário, etc.). Observe os prazos legais de cancelamento da sua UF. |
Já na lateral direita da tela, você tem acesso a documentos e histórico:
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Documentos: aqui você encontra os links para visualizar ou imprimir o DANFE e baixar o arquivo XML da nota emitida:
- Histórico: uma linha do tempo que registra cada etapa do processo incluindo quem realizou a ação e o horário exato:
A situação desta devolução encerra-se com o status Finalizada.
📤 Adicional: Confirmando a saída dos produtos no estoque
Após finalizar a devolução, uma boa prática é validar a atualização do seu saldo de estoque. Isso garante que a baixa dos itens foi processada corretamente no estoque onde estavam alocados.
Para realizar essa conferência, siga o caminho:
- No menu lateral principal, acesse Estoques e Preços e clique em Estoques;
- Na lista exibida, localize e selecione o estoque de origem utilizado na devolução;
- Utilize o campo de busca para pesquisar pelo nome ou código SKU do produto devolvido.
🔎 O que observar: o produto aparecerá nos resultados indicando uma diminuição na quantidade disponível. Esta atualização automática é a confirmação visual de que a saída da devolução foi processada com sucesso no Nexaas OMS.
