Como realizar uma devolução ao fornecedor?
Descomplicando as devoluções: como e por que devolver produtos ao fornecedor
Sabemos que, no dia a dia do seu negócio, nem tudo sai como o planejado. Podem surgir situações como produtos com defeito, quantidades incorretas ou até mesmo a necessidade de devolver itens por fim de ciclo. Realizar essas devoluções de forma correta e eficiente é uma ação normal para manter o controle preciso do seu estoque, evitar prejuízos e garantir um bom relacionamento com seus parceiros.
Este processo, que pode parecer complexo, é facilitado pelo Omni OMS e traz diversos benefícios importantes para sua operação:
📤 Exatidão no estoque: ao registrar corretamente as devoluções, você garante que o seu inventário reflita a quantidade real de produtos disponíveis, evitando vendas de itens que não estão mais fisicamente no seu depósito;
📤 Controle financeiro preciso: a devolução de mercadorias impacta diretamente o valor do seu estoque. Um processo bem-feito assegura que seus registros financeiros estejam alinhados com o estoque físico, evitando perdas e facilitando a apuração de resultados;
📤 Otimização do espaço de armazenagem: devolver produtos indesejados ou danificados libera espaço valioso no seu armazém, que pode ser utilizado para itens de maior giro ou para organizar melhor seu estoque;
📤 Emissão Correta de Documentos Fiscais: auxilia na emissão das notas fiscais de devolução, garantindo a conformidade fiscal e evitando problemas com a Receita Federal;
📤 Rastreabilidade completa: todas as devoluções são registradas no, permitindo que você rastreie o histórico de cada item, desde a entrada até a devolução, para fins de auditoria e gestão.
Este artigo foi criado para descomplicar esse processo, mostrando-lhe um passo a passo simples e claro para registrar e gerenciar as devoluções ao fornecedor, assegurando que seu inventário reflita a realidade e sua saúde financeira seja preservada. Vamos lá!
🔎 Importante: para que você possa gerar a nota fiscal de devolução ao fornecedor com sucesso, certifique-se que estes requisitos sejam atendidos previamente:
- O fornecedor deve estar cadastrado: caso o fornecedor ainda não esteja cadastrado, será necessário realizar o cadastro previamente - isso garante que todas as informações do fornecedor estejam corretamente vinculadas à nota fiscal de devolução.
- Disponibilidade de estoque para devolução: o produto que você deseja devolver deve possuir uma quantidade maior que zero no estoque do local de onde a devolução será realizada. Caso o produto não esteja em estoque ou a quantidade disponível seja zero, a nota fiscal de devolução não poderá ser gerada para esse item específico.
- Consistência na origem da nota fiscal: ela sempre precisa ser gerada na mesma organização que originalmente recebeu o XML da nota fiscal de entrada do produto no estoque. Isso garante a integridade fiscal e a correta vinculação dos documentos.
Comece acessando o Omni OMS, realizando login com seu usuário e senha. Após, no menu principal lateral, clique na opção Estoques e Preços e, em seguida, em Estoques. Você visualizará uma lista de estoques, caso já tenha cadastrado algum anteriormente. Clique no botão Saída e selecione a opção Devolução ao Fornecedor:
Você também acessa a mesma tela acessando o menu principal Fornecedores e, após, clicando em Devolução ao fornecedor:
💡 Dica: o Omni OMS oferece duas maneiras para você dar saída nos produtos: através de uma devolução ao fornecedor (oficial) e através da saída manual. Para conhecer o passo-a-passo correto para ajustar alguma saída de produtos manualmente, acesse nosso artigo de ajuda Como realizar uma saída manual de produtos no estoque? e saiba mais!
Para dar início ao processo de devolução de mercadorias a um fornecedor, siga os passos detalhados abaixo:
📤 Passo 1: Iniciando uma nova devolução
Ao clicar na opção Devolução ao Fornecedor, você será direcionado para uma nova tela que oferece um panorama de todas as devoluções ao fornecedor previamente registradas. Para cada devolução, você poderá visualizar informações importantes, incluindo:
Campo |
Ação |
|---|---|
| Id | Código único para cada processo de devolução. |
| Data e Hora de Saída | A data e a hora em que a devolução foi registrada no Omni OMS. |
| Fornecedor | Nome do fornecedor ao qual as mercadorias estão sendo devolvidas. |
| Estoque | Local de estoque de onde as mercadorias estão sendo retiradas para devolução. |
| Qtd. SKUs | Número total de itens (SKUs) incluídos na devolução. |
| Status | Situação atual do processo de devolução (por exemplo, NF-e não emitida). |
| Valor | Valor total das mercadorias devolvidas. |
Também são exibidos filtros de busca para auxiliar a localizar um determinado fornecedor, estoque ou data. Para prosseguir, clique no botão azul + Nova Devolução localizado na parte superior da tela:
📤 Passo 2: Carregando o XML de seu fornecedor
Após iniciar uma nova devolução, você será direcionado para uma tela onde deverá fornecer informações essenciais para o processo. O primeiro passo é o carregamento do arquivo XML da nota fiscal do fornecedor referente às mercadorias que você deseja devolver: a devolução para um fornecedor não ocorre de maneira manual, ou seja, ocorre sempre mediante XML de entrada.
No campo Estoque, indique de onde as mercadorias a serem devolvidas serão retiradas. Certifique-se de selecionar o mesmo estoque onde as mercadorias foram originalmente recebidas do fornecedor.
Logo abaixo da seleção do estoque, você encontrará a seção para o carregamento do arquivo XML da nota fiscal do fornecedor. Após selecionar o arquivo XML, clique no botão Carregar nota fiscal para o sistema iniciar o processo de leitura e interpretação do XML. Aguarde alguns instantes enquanto o carregamento é concluído.
📤 Passo 3: Detalhando os itens de devolução
Após o carregamento bem-sucedido do arquivo XML, será exibida uma nova tela contendo todas as informações dos produtos presentes na nota. Nesta etapa, você deverá revisar cuidadosamente os detalhes e especificar os itens que serão efetivamente devolvidos. Para prosseguir com a devolução, siga as instruções abaixo:
- Preencher o campo Motivo da devolução: por exemplo, Produto com defeito, Produto incorreto, Devolução por garantia etc;
- Associar SKUs: para cada item listado na nota fiscal do fornecedor que você deseje devolver, será necessário vincular a um SKU do Omni OMS que corresponda a este produto.
- Informar o lote: se os produtos que você está devolvendo possuem controle de lote, informe o número do lote correspondente à mercadoria que está sendo devolvida;
- Informar a quantidade a devolver: para cada item que será devolvido, insira a quantidade exata de unidades desse item que você está retornando ao fornecedor. Certifique-se de que esta quantidade não exceda a quantidade originalmente recebida, conforme consta na nota fiscal;
- Informar o campo Finalidade Produto: para cada item devolvido, localize esta coluna para selecionar a opção fiscal adequada para a devolução deste item. Consulte sua equipe fiscal ou contábil em caso de dúvidas sobre a opção correta a ser selecionada.
Após preencher todas as informações necessárias para os itens que serão devolvidos, revise cuidadosamente todos os dados e, em seguida, clique no botão Continuar.
📤 Passo 4: Registrando informações de transporte
A próxima tela permite que você registre as informações referentes ao transporte das mercadorias que estão sendo devolvidas ao fornecedor. Preencher esses dados é importante para o registro completo da logística da devolução. A tela está organizada em seções para facilitar a inserção das informações importantes para o transporte dos itens da devolução, caso existam. Os campos são:
Campo |
Ação |
|---|---|
| Tipo de frete | Este é um campo de seleção obrigatório. Ao clicar na seta para baixo, você verá uma lista de opções que descrevem como o frete da devolução será realizado (Por conta do emitente, Por conta do destinatário/remetente, Por conta de terceiros e Sem ocorrência de transporte). Selecione a opção que se aplica à devolução. |
| Valor do frete | Campo numérico para inserir o valor do frete da devolução, caso haja um custo associado. |
| Transportadora | Este é um campo de seleção. Ao clicar na seta para baixo, você verá uma lista das transportadoras cadastradas no Omni OMS. Selecione a transportadora responsável pelo transporte das mercadorias devolvidas, se aplicável. |
| Placa do veículo | Insira a placa do veículo utilizado para o transporte das mercadorias devolvidas. |
| Estado | Campo de seleção que permite indicar o estado da placa do veículo. Clique na seta para baixo para escolher o estado correspondente. |
| Qtd. de volumes | Campo numérico para informar a quantidade total de volumes (caixas, pallets, etc.) que estão sendo devolvidos. |
| Espécie | Neste campo de texto, você pode descrever a espécie da carga (por exemplo Caixas, Pallets etc). |
| Marca | Se houver uma marca específica relacionada à carga ou aos volumes, você pode inseri-la neste campo de texto. |
| Peso líquido (kg) | Neste campo numérico, informe o peso líquido total da carga devolvida em quilogramas, sem incluir o peso das embalagens. |
| Peso bruto (kg) | Neste campo numérico, informe o peso bruto total da carga devolvida em quilogramas, incluindo o peso das embalagens. |
Para salvar as informações inseridas nesta tela, clique em Salvar. Caso você não necessite informar nenhum dado de transporte, basta clicar em Pular:
📤 Passo 5: Confirmação e preparação para emissão da Devolução
Na próxima tela, o Omni OMS apresentará um resumo da devolução. Esta tela consolida todas as informações que você inseriu até o momento, oferecendo uma visão geral completa do processo de devolução que está sendo configurado.
Você também visualizará um Número de Identificação da Devolução (por exemplo, 483), que servirá como referência única para este processo específico.
Dedique um momento para revisar cuidadosamente todas as informações exibidas no resumo da devolução. Após, sua devolução está configurada e pronta para os próximos passos que envolvem a emissão da nota fiscal de devolução.
📤 Passo 6: Crie o espelho da nota
Para prosseguir, clique no botão superior Espelho da nota: este passo criará uma versão preliminar da nota, em homologação. Ele serve como uma prévia, permitindo que você visualize e valide as informações que serão contidas no documento fiscal final - evitando possíveis erros na emissão do documento fiscal:
🔎 Importante: lembre-se que o espelho da nota não tem valor fiscal. Ele é apenas uma ferramenta de conferência e validação. A nota fiscal de devolução com validade fiscal será gerada em um passo posterior.
📤 Passo 7: Ajustando detalhes para emissão da NF-e de devolução
Caso a nota fiscal esteja correta e aprovada, clique em Emitir NF-e. Caso a nota ainda não esteja pronta para emissão, retorne e clique em Cancelar devolução e recomece o processo com as correções necessárias. Se desejar visualizar novamente o espelho da nota, clique em Regerar Espelho da Nota:
Para prosseguir e emitir a nota fiscal junto à SEFAZ, clique em Emitir NF-e e aguarde alguns instantes enquanto a NF é emitida. Você poderá acompanhar a autorização através do campo Status, em tela (no exemplo abaixo, está como Emitindo NF-e:
📤 Passo 8: Finalizando o processo
Esta tela apresentará os detalhes da devolução cuja Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) foi automaticamente emitida com sucesso:
Na área superior da tela você visualizará dois botões que atuam em esferas diferentes: um no fluxo interno da devolução e outra na validade fiscal do documento. Sempre verifique o status atual da devolução e da NF-e antes de tomar qualquer uma dessas ações:
Botão |
Ação |
|---|---|
| Cancelar devolução | Permite anular todo o processo de devolução antes que ele seja concluído fiscalmente. Se, por algum motivo, a devolução de produtos para o fornecedor não for mais necessária ou se houve um erro no lançamento. Por exemplo, se os produtos foram encontrados, ou se o fornecedor decidiu aceitá-los de outra forma. É importante notar que esta ação não cancela a NF-e associada, caso ela já tenha sido emitida e autorizada. |
| Cancelar NF-e | Permite realizar o cancelamento da NF-e que foi emitida para esta devolução. Utilize apenas se a NF-e já foi gerada e autorizada pela Sefaz. Isso geralmente ocorre quando há um erro na emissão da nota (valores errados, destinatário incorreto) ou a devolução foi cancelada após a emissão da NF-e.
|
Já no lado direito da tela, a seção Documentos exibe os documentos relacionados à devolução, com links para visualização. Ao clicar sobre, você poderá visualizar ou imprimir o DANFE e ter acesso ao XML da Nota Fiscal emitida.
💡 Dica: a seção Histórico (visível na parte inferior direita) permite acompanhar as etapas e eventos significativos relacionados a esta devolução, oferecendo uma trilha de auditoria completa do processo:
A situação desta devolução encerra-se com o status Finalizada.
📤 Adicional: Confirmando a saída dos produtos no estoque
Após a devolução ser finalizada, o próximo passo pode ser confirmar a saída desses itens no estoque onde estavam alocados. Este processo garante que o saldo do estoque no local foi atualizado corretamente.
No menu principal lateral, clique na opção Estoques e Preços e, em seguida, em Estoques. Na lista dos seus estoques, localize o estoque dos itens da devolução e clique sobre.
Utilize o campo de busca onde você pode digitar o nome, o código SKU ou qualquer outra identificação: o produto devolvido aparecerá nos resultados da pesquisa, indicando uma diminuição na quantidade disponível desse produto. Esta atualização automática confirma que a saída da devolução foi processada com sucesso:
