🟧 Franqueadora: Documentos

Facilitando a sua gestão de documentos

A tela Documentos facilita o acesso, organização e atualização de materiais importantes compartilhados para as franquias, permitindo a localização rápida dos arquivos necessários para o dia a dia da operação. Vamos conferir como funciona!

Comece acessando o Nexaas Franchises, realizando login com o Nexaas ID. Após, no menu principal lateral, na seção Comunicação, clique na opção Documentos.

🔎 Filtros de busca

No topo da tela, use os filtros para localizar rapidamente o que você precisa:

Filtro	Ação
Campo Nome	Digite todo ou parte do nome do documento ou pasta para localizar rapidamente o conteúdo desejado.
Botão Pesquisar	Inicia a busca com base no termo inserido.
Botão Limpar	Remove os filtros aplicados e exibe todos os documentos novamente.
Mostrar apenas disponíveis	Ao ativar, exibe somente as pastas e arquivos que estão marcados como disponíveis para acesso.

📝 Lista de documentos e pastas

Logo abaixo da barra de busca, você verá uma lista com todos os documentos e pastas disponíveis. Eles são organizados por nome e acompanhados de um indicador de status:

Status	Descrição
🟢 Disponível	O conteúdo está liberado pela franqueadora e pode ser acessado normalmente;
🔴 Indisponível	O acesso ao conteúdo está bloqueado, seja por expiração, revisão ou outro motivo definido pela franqueadora.
🟡 Programado	Indica que o acesso ao conteúdo está programado para iniciar em uma data futura.

Ao passar o cursor sobre a linha de cada documento, são exibidos os ícones de edição e exclusão, permitindo ajustes rápidos.

📝 Criação de novos documentos

Na área superior direita da tela, você encontrará dois botões que permitem realizar ações importantes:

Botão	Ação	Indicado para
+ Pasta	Cria uma nova pasta para organizar documentos por tema ou finalidade.	Quando há necessidade de agrupar arquivos relacionados, como eventos ou manuais.
+ Arquivo	Adiciona um novo documento à plataforma, com opção de anexar arquivos.	Para compartilhar materiais atualizados com os franqueados, como comunicados ou guias.

Qual a diferença entre pasta e arquivo?

Entender essa diferença é importante para manter seus documentos organizados e fáceis de localizar:

🗂️ Pasta: funciona como uma "caixa" que agrupa documentos relacionados por tema, tipo, período ou qualquer outra lógica que facilite o acesso.

Exemplo: uma pasta chamada Eventos Sazonais pode conter todos os materiais relacionados a campanhas de datas comemorativas.

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📄 Arquivo: é o conteúdo propriamente dito: pode ser um documento, imagem, PDF, planilha ou qualquer outro material que você deseja compartilhar.

Os arquivos ficam dentro das pastas ou diretamente na área de documentos, dependendo da organização escolhida.

Exemplo: um arquivo chamado Manual de Operações – Atualizado Nov/25 pode estar dentro da pasta Treinamentos.

A seguir, vamos lhe acompanhar na criação de uma pasta e também de um documento:

📂 Criando um nova pasta e adicionando arquivos

Organizar documentos é simples e prático. Ao clicar no botão + Pasta, você acessa a tela de criação de pastas, onde pode estruturar os materiais da rede de franqueados. Veja como funciona:

Campo	Ação
Nome	Escolha um nome claro e específico para facilitar a identificação. ⚠️ Importante: não é permitido criar duas pastas com o mesmo nome. Cada pasta deve ter um título único.
Para quem ficará disponível?	Por padrão, a pasta ficará acessível para todos os franqueados. Se preferir, você pode selecionar um ou mais grupos específicos. As seleções aparecem em formato de etiquetas logo abaixo do campo, facilitando a visualização. As opções disponíveis são definidas com base nos cadastros de franqueados. Para incluir ou atualizar grupos, acesse o menu Franqueados e revise os dados de cada unidade.
O documento ficará sempre disponível para o franqueado	Define por quanto tempo a pasta ficará visível: Disponibilidade permanente: ao ativar esse botão, a pasta permanecerá acessível indefinidamente, sem data de expiração; Disponibilidade com período definido: caso deseje limitar o tempo de acesso, basta configurar a Data de início (a partir de quando o comunicado estará visível) e Data de término (até quando ele ficará disponível).

Campo

Ação

Nome

Escolha um nome claro e específico para facilitar a identificação.

⚠️ Importante: não é permitido criar duas pastas com o mesmo nome. Cada pasta deve ter um título único.

Para quem ficará disponível?

Por padrão, a pasta ficará acessível para todos os franqueados.

Se preferir, você pode selecionar um ou mais grupos específicos.
As seleções aparecem em formato de etiquetas logo abaixo do campo, facilitando a visualização.
As opções disponíveis são definidas com base nos cadastros de franqueados. Para incluir ou atualizar grupos, acesse o menu Franqueados e revise os dados de cada unidade.

O documento ficará sempre disponível para o franqueado

Define por quanto tempo a pasta ficará visível:

Disponibilidade permanente: ao ativar esse botão, a pasta permanecerá acessível indefinidamente, sem data de expiração;
Disponibilidade com período definido: caso deseje limitar o tempo de acesso, basta configurar a Data de início (a partir de quando o comunicado estará visível) e Data de término (até quando ele ficará disponível).

Após preencher todos os campos, clique em Criar Pasta:

Assim que salvar o comunicado, você será automaticamente redirecionado para a tela inicial de Documentos, onde a nova pasta aparecerá junto às demais. Caso precise, utilize os botões ao final de cada linha para editar ou excluir a pasta.

Somente após criar um pasta é que você poderá inserir arquivos nela.

Para isso, clique sobre a pasta desejada e clique novamente sobre uma das opções, + Pasta ou + Arquivo, conforme necessário. Os arquivos adicionados ficarão organizados dentro da pasta, mantendo a estrutura clara e acessível:

📝 Criando um novo arquivo

A criação de um arquivo segue um processo muito parecido com o de uma pasta.

Ao clicar no botão + Arquivo, você acessa a tela de cadastro, onde poderá inserir documentos de forma simples e rápida. Veja como funciona:

Campo	Ação
Arquivo	Para concluir o cadastro, é obrigatório inserir um arquivo por cadastro. Para substituir um documento já inserido, clique em Selecionar um arquivo diferente. Para remover o arquivo, utilize a opção Cancelar.
Título	Campo obrigatório. Insira o nome do documento que está sendo adicionado. ⚠️ Importante: não é permitido cadastrar dois arquivos com o mesmo nome. Cada arquivo deve ter um título único.
Para quem ficará disponível?	Por padrão, o arquivo estará disponível para todos os franqueados. Você também pode selecionar grupos específicos. As escolhas aparecem em formato de etiquetas logo abaixo do campo, facilitando a visualização. As opções disponíveis são definidas com base nos cadastros de franqueados. Para incluir ou atualizar grupos, acesse o menu Franqueados e revise os dados de cada unidade.
O documento ficará sempre disponível para o franqueado	Define por quanto tempo o arquivo ficará visível: Disponibilidade permanente: ao ativar esse botão, o arquivo permanecerá acessível indefinidamente, sem data de expiração; Disponibilidade com período definido: caso deseje limitar o tempo de acesso, basta configurar a Data de início (a partir de quando o comunicado estará visível) e Data de término (até quando ele ficará disponível).

Após preencher todos os campos, clique em Criar arquivo. Você será redirecionado para a tela de Detalhes do Documento, que oferece uma visão completa sobre o arquivo e permite acompanhar seu status:

Na tela de detalhes, você encontrará:

Nome do documento: título do arquivo;
Data de atualização: mostra a última modificação realizada;
Botão Baixar: permite o download direto do arquivo, indicando o tamanho (ex.: 50,5 KB);
Disponibilidade: indica para quem o documento está acessível;
Franquias que baixaram: mostra se algum franqueado já acessou o documento:

Já no canto superior direito, você encontra três botões úteis:

Editar: para ajustar o conteúdo ou configurações do documento;
Excluir: para remover o arquivo do Nexaas Franchise;
Notificar: para notificar todos os franqueados deste arquivo, enviando um e-mail para todos os seus usuários.

💡 Dica: utilize a função Notificar sempre que adicionar ou atualizar documentos importantes. Assim, você garante que todos os franqueados estejam informados e tenham acesso às versões mais recentes.