Realizando entrada de mercadorias através do Portal Fiscal
Da nota fiscal ao estoque: domine o passo a passo
Você acabou de receber uma nova nota fiscal no Portal Fiscal. E agora?
Este artigo mostrará o passo a passo para transformar essa nota em uma entrada de mercadorias real no seu estoque do Nexaas OMS. Vamos lá!
No Portal Fiscal, no menu Notas Fiscais, a coluna Lançamentos oferece uma visualização prática sobre ações relacionadas à cada nota fiscal recepcionada no Portal Fiscal.
Por meio de ícones com cores e descrições distintas, sinaliza-se os principais processos já foram realizados:
💡 Dica: para conhecer e entender em detalhes sobre cada um destes ícones, acesse o artigo de ajuda Entendendo os ícones da coluna Lançamentos.
Passo 1: iniciando o processo de entrada
1) Localize a nota que deseja receber e clique no ícone de entrada pendente na coluna de Lançamentos (cor laranja) para iniciar o processo. A cor laranja representa que esta nota ainda não teve suas mercadorias inseridas em estoque:
Passo 2: configurar os detalhes da entrada
Em nova janela, selecione o estoque de destino para os produtos da nota. Isso garante que seus produtos sejam incluídos no local correto.
Após, clique no botão Criar entrada de mercadorias e aguarde o processamento:
💡 Dica: para tornar o processo de recebimento de mercadorias ainda mais rápido, você pode definir um "estoque padrão" no Portal Fiscal. Consulte nosso artigo de ajuda Tela de Configurações: Portal Fiscal e saiba mais.
Passo 3: Realizando a conferência da sua entrada de mercadoria
Após iniciar a entrada de uma nota fiscal, o Portal Fiscal exibirá uma nova janela. Este é o momento da conferência, um passo crucial para garantir que seu estoque físico e fiscal estejam alinhados.
Nesta tela, mostraremos o status do processo. O objetivo é finalizar todas as etapas:
✅ Criação da entrada no Nexaas OMS: realizaremos este passo automaticamente para você;
▶️ Conferência de produtos: esta é a sua ação necessária agora. Você irá verificar os itens recebidos;
⏳ Entrada finalizada: este status só será concluído após você finalizar a conferência.
Seu foco agora é na conferência dos itens. Você precisa verificar se as quantidades, os produtos e as unidades de medida (fator de conversão) estão corretos e vinculados aos cadastros certos no Nexaas OMS. Existem dois cenários possíveis ao analisar a lista de produtos:
Cenário 1: item com erro ou pendência (linha vermelha) ⚠️
Se uma linha de produto estiver destacada em vermelho, significa que o Portal Fiscal encontrou uma divergência. Geralmente, isso ocorre porque:
- O produto é novo e ainda não foi cadastrado no Nexaas OMS;
- O SKU (código do produto) na nota fiscal não foi encontrado em seu catálogo:
Para corrigir, siga estes passos:
- Acesse o cadastro: clique no link Acessar no OMS na área superior da janela. Você será redirecionado em nova aba para a tela específica de conferência no Nexaas OMS para fazer o ajuste necessário (seja cadastrar um novo produto ou corrigir um vínculo):
💡 Dica: para saber como tratar este erros e prosseguir com a entrada de mercadorias em seu estoque, acesse o artigo de ajuda Erro de SKU na na entrada de mercadorias: como resolver.
- Atualize a lista: após fazer a correção no Nexaas OMS (seja na nova aba que abriu ou em outra), retorne à tela do Portal Fiscal e clique no botão Atualizar lista: a linha do item deverá perder o destaque vermelho.
⏳ E se eu precisar parar a conferência e continuar depois?
Sem problemas. Se você fechar a janela de conferência (clicando em Cancelar ou no X) antes de resolver todas as pendências, o processo ficará salvo.
Você notará que o ícone de Lançamentos no menu mudará de cor, de laranja (em processamento) para vermelho (ação necessária).
O ícone vermelho serve como um lembrete visual de que há uma conferência pendente. Para continuar de onde parou, basta clicar novamente neste ícone vermelho e a tela de conferência será reaberta:
Cenário 2: todos os itens estão corretos 👍
Se nenhuma linha estiver em vermelho, significa que todos os produtos foram reconhecidos corretamente. Uma mensagem verde de sucesso aparecerá no topo da tela, com um link de acesso direto para o Nexaas OMS.
Na coluna Lançamentos, o ícone alterará sua cor de laranja para verde, indicando o sucesso da ação. Este ícone também se torna um link de acesso rápido para acessar a entrada registrada no Nexaas OMS:
➡️ Quais os próximos passos?
Com os produtos no estoque, o passo final é organizar o pagamento ao fornecedor. Esta etapa é opcional e sua execução depende da sua organização financeira.
O Portal Fiscal oferece uma maneira integrada de fazer isso, mas esta etapa é opcional e depende do fluxo de trabalho da sua empresa:
Se você possui a integração com a Fintera: recomendamos fortemente que você crie o Contas a Pagar a partir da nota fiscal. Isso vincula a compra à obrigação financeira, mantendo seus registros perfeitamente organizados. Após a criação, o ícone correspondente ficará verde:
Se você NÃO possui a integração com a Fintera: nenhuma ação é necessária. Simplesmente gerencie o pagamento ao fornecedor através do seu processo habitual. O ícone correspondente permanecerá cinza, indicando que a etapa não foi feita via integração, o que não representa um erro:
