Principais dúvidas sobre o Portal Fiscal

Menos dúvidas, mais segurança: o essencial sobre o Portal Fiscal

Para ajudar você a navegar com mais segurança no universo das notas fiscais, reunimos as respostas para as dúvidas mais comuns que os clientes têm sobre os processos envolvendo suas notas fiscais no Portal Fiscal. Vamos lá!

Esta é a dúvida mais comum de todas!

• XML: é o documento fiscal oficial com validade jurídica. É um arquivo em formato padronizado pelo governo, contendo todas as informações da operação. É o XML que sua empresa e sua contabilidade devem armazenar legalmente.
• DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica): é a representação gráfica e simplificada do XML, geralmente em formato PDF. Ela serve para acompanhar o transporte de mercadorias e para uma visualização rápida da nota. A DANFE não tem valor fiscal sem o XML correspondente.

Cada status representa uma etapa do ciclo de vida da nota junto à SEFAZ:

• Autorizada: a SEFAZ validou e aprovou a nota. Ela é oficialmente válida;
• Cancelada: o emitente solicitou o cancelamento da nota (geralmente dentro do prazo legal de 24 horas) e a SEFAZ acatou o pedido. A nota perde seu valor fiscal;
• Denegada: a SEFAZ identificou uma irregularidade fiscal grave com o emitente ou o destinatário (ex: Inscrição Estadual suspensa). A nota é permanentemente invalidada e o número não pode ser reutilizado ou corrigido;
• Inutilizada: ocorre quando um número de nota, dentro de uma sequência, não foi utilizado (por um salto na numeração, por exemplo). O emitente comunica à SEFAZ a "inutilização" daquele número para fins de fiscalização.

A legislação brasileira exige que os arquivos XML (tanto de notas emitidas quanto recebidas) sejam armazenados pelo período de 5 anos, mais o ano corrente. A responsabilidade de armazenamento é tanto do emitente quanto do destinatário. Conte com o Portal Fiscal para ser seu aliado nessa organização e armazenamento!

Essa é uma excelente pergunta e a resposta é uma das garantias de segurança do Portal Fiscal: não, o Portal Fiscal não criará registros duplicados. Ele foi projetado com uma trava de segurança inteligente para evitar exatamente essa situação.

Entendemos que uma mesma nota fiscal pode chegar até você por diferentes caminhos.

A "mágica" está na Chave de Acesso que cada nota fiscal possui. Quando uma nota chega ao Portal Fiscal (seja via e-mail ou pela busca na SEFAZ), verificamos imediatamente se aquela Chave de Acesso já existe em sua base.

A primeira versão que chegar será registrada, e qualquer outra tentativa de importar a mesma nota será automaticamente ignorada. Assim, garantimos que seus registros permaneçam sempre limpos e corretos, sem duplicidade.

Não, esta é uma prática irregular. A regra geral é que uma nota fiscal só pode ser cancelada se a mercadoria ainda não circulou. O cancelamento de uma nota após a entrega efetiva da mercadoria é indevido e pode gerar problemas fiscais para ambas as empresas.

O que fazer? Contate seu fornecedor imediatamente para entender o ocorrido e solicite a emissão de uma nova nota fiscal correta para acobertar a operação. A sua Manifestação do Destinatário como "Confirmação da Operação" serve como uma proteção jurídica para a sua empresa, provando que você reconheceu o recebimento da mercadoria.

Isso pode ocorrer por duas razões:

1) A nota acabou de ser emitida e ainda não houve tempo para a sincronização entre a SEFAZ de origem e o ambiente nacional. Tente novamente após alguns minutos;

2) A chave de acesso foi digitada incorretamente ou, de fato, não existe.

Sim. A maioria dos leitores funciona como um teclado. Basta selecionar o campo de digitação da chave no sistema e fazer a leitura do código de barras da DANFE. Para ser compatível, o leitor precisa ter suporte ao padrão CODE-128, que é o utilizado nos documentos fiscais.

A manifestação é o ato de o destinatário da nota informar oficialmente à SEFAZ a sua posição sobre aquela operação comercial. É uma ferramenta de segurança jurídica fundamental. Por que é importante?

• Segurança: protege sua empresa contra o uso indevido de sua Inscrição Estadual em notas fiscais fraudulentas.
• Validade Jurídica: confirma formalmente o recebimento da mercadoria, servindo como comprovante em caso de litígios comerciais.
• Acesso ao XML: para muitas operações, a manifestação (pelo menos a "Ciência da Emissão") é um pré-requisito obrigatório para conseguir baixar o arquivo XML.

Esta seção detalha os termos financeiros da transação comercial.

• A Fatura geralmente contém o número e o valor total da cobrança;
• As Duplicatas representam as parcelas de pagamento daquela fatura, cada uma com sua própria data de vencimento e valor.