Principais dúvidas sobre Certificado Digital

Respostas para as principais dúvidas: o essencial sobre certificados digitais

Pense no Certificado Digital como a versão eletrônica da sua assinatura com firma reconhecida ou o RG e CNPJ da sua empresa no ambiente digital. Ele é um arquivo eletrônico, único e intransferível, que funciona como uma identidade virtual, garantindo a segurança, a autenticidade e a validade jurídica de suas transações.

É com ele que você assina suas notas fiscais, acessa os portais do governo (como a SEFAZ) e, claro, utiliza todas as funcionalidades de consulta e download de arquivos XML no Portal Fiscal.

É normal surgirem dúvidas e, por isso, criamos este guia completo para desmistificar o assunto e transformar a complexidade em clareza. Vamos lá!

Não. Esta é a regra de segurança mais importante da SEFAZ. Para que o download de um XML seja autorizado pelo portal nacional, é indispensável que o CNPJ ou CPF do Certificado Digital utilizado esteja diretamente vinculado à nota fiscal.

Os vínculos válidos são:

• Ser o emitente da nota;
• Ser o destinatário da nota;
• Ser a transportadora informada na nota;
• Ser um terceiro autorizado explicitamente pelo emitente dentro do arquivo XML (na tag autXML ).

Se você tentar baixar o XML de uma empresa sem possuir um desses vínculos, o Portal Fiscal exibirá a seguinte mensagem de erro:

"O CNPJ ou CPF do certificado não está autorizado a fazer o download do documento."

Para emitir notas, cada estabelecimento (CNPJ completo) precisa ter seu próprio certificado digital. No entanto, como vimos anteriormente, para baixar e consultar notas de todas as filiais, o certificado da matriz geralmente é suficiente.

Sim. A SEFAZ considera a raiz do CNPJ (os primeiros 8 dígitos). Portanto, o certificado digital da matriz (final /0001-XX ) é válido para baixar documentos fiscais destinados às suas filiais (final /0002-YY , etc.), pois elas compartilham a mesma raiz.

Você pode verificar nas opções de internet do seu navegador (geralmente em "Conteúdo" > "Certificados") ou, no caso do A3, através do software de gerenciamento do token/cartão.

Depende. A sua capacidade de download dependerá de uma ação do emitente da nota:

• Cenário 1 (acesso permitido): se o emitente, ao criar a nota fiscal, incluiu o seu CNPJ no campo técnico chamado autXML , você está formalmente autorizado e conseguirá baixar o arquivo.
• Cenário 2 (acesso negado): se o seu CNPJ não foi incluído neste campo de autorização, o sistema da SEFAZ não o reconhecerá como parte da operação, bloqueando o acesso.

Sempre solicite aos emitentes que, em casos de redespacho ou múltiplos transportadores, informem o seu CNPJ no campo autXML da nota. Essa é a prática correta para garantir seu acesso ao documento.

Ele perde totalmente a validade e não pode mais ser usado para assinar documentos ou acessar sistemas. Você precisará comprar um novo certificado, passando por um novo processo de validação. A renovação online só é possível em alguns casos específicos e antes do vencimento.

Não, na maioria dos casos. Esta é uma dúvida muito comum. A procuração eletrônica cadastrada no portal e-CAC da Receita Federal ou nos portais estaduais da SEFAZ concede poderes administrativos (como entregar declarações, etc.), mas não é considerada pelo webservice de distribuição de documentos fiscais do portal nacional. O acesso técnico, como explicado no início, verifica apenas os CNPJs contidos dentro do próprio arquivo XML.

Esta é uma situação logística comum. As soluções são:

1) Solicitar o certificado: pedir ao cliente que lhe entregue o dispositivo A3 (token/cartão) sempre que precisar realizar as consultas;

2) Solicitar os arquivos: pedir que o próprio cliente baixe os arquivos XML e os envie para você.

Existem diversas Autoridades Certificadoras no mercado. Pesquise por empresas como Certisign, Serasa Experian, Valid, entre outras, e verifique qual delas oferece pontos de validação presencial ou por videoconferência em sua cidade.

• A1 (arquivo): é um arquivo de software instalado diretamente no computador. Tem validade de 1 ano. É mais flexível, pode ser instalado em múltiplos computadores e é ideal para automação e sistemas em nuvem.
• A3 (dispositivo): fica armazenado em um dispositivo físico (token USB ou cartão com leitora). Tem validade de até 5 anos. É considerado mais seguro por exigir o dispositivo e uma senha a cada uso.

Sim. Por ser um arquivo, o certificado A1 pode ser instalado em quantos computadores forem necessários (no seu escritório, no do contador, etc.). Lembre-se de exportá-lo com uma senha forte para garantir a segurança durante o transporte.