Menu Notas Fiscais: Portal Fiscal
O ponto de partida: da chegada da nota à integração final
Seja bem-vindo(a) à tela de Notas Fiscais, seu painel de controle central no Portal Fiscal.
Assim que você realiza o login, esta é a primeira tela que você visualiza, e ela foi projetada para oferecer uma visão completa e intuitiva de todos os documentos fiscais (NF-e e NFS-e) emitidos contra o CNPJ da sua empresa.
Você também o acessa através do menu lateral, em Notas:
A partir daqui, você pode gerenciar, visualizar e acompanhar cada etapa do ciclo de vida de uma nota, desde o recebimento e manifestação fiscal até a integração com seu estoque e financeiro.
Pense nela como o seu ponto de partida para uma gestão fiscal eficiente e organizada. Vamos lá!
📍 Primeiros campos
No topo da tela, você encontra o CNPJ da organização, garantindo que você está trabalhando no local correto.
Logo abaixo, as abas de status permitem que você possa encontrar rapidamente suas notas fiscais. Ela funciona como um filtro rápido, permitindo que você visualize as notas com base em sua situação atual. E a contagem ao lado do nome da aba mostra exatamente quantas notas se encaixam naquele status, simplificando sua rotina.
Conheça suas 4 opções:
Status |
Ação |
|---|---|
| Todas | Exibe todas as notas fiscais emitidas para o seu CNPJ, independentemente de seu status. É a sua visão completa do painel. |
| Pendentes | Destaca as notas fiscais que precisam da sua atenção imediata. É aqui que você encontra todos os documentos que estão no meio do processo, aguardando uma ou mais ações. Basicamente, uma nota é considerada pendente quando o Portal Fiscal ainda espera alguma ação, podendo ser verificadas na coluna Lançamentos):
Em alguns casos, a nota também pode estar pendente por causa de um erro na entrada da mercadoria que precisa ser corrigido. Por isso, é essencial revisar essa seção regularmente para manter seu fluxo de trabalho em dia. |
| Finalizadas | Exibem notas que passaram por todos os processos, como a entrada de mercadoria e o lançamento financeiro. Quando a nota está com este status, significa que o processo foi concluído com sucesso e os ícones correspondentes (entrada de mercadoria e criação de contas a pagar, na coluna Lançamentos) estarão na cor verde. |
| Recusadas | Exibe as notas que foram recusadas na manifestação fiscal, ou aquelas que apresentam algum tipo de inconsistência. É um atalho para encontrar e resolver problemas com documentos fiscais. |
📍 Localizando notas fiscais
Para encontrar uma NF-e ou NFS-e, utilize a barra de pesquisa, localizada no canto superior esquerdo da tela. Além disso, você pode refinar sua busca com os filtros disponíveis:
Filtro |
Ação |
|---|---|
| Barra de Busca | Permite pesquisar por notas fiscais por:
|
| Período | Seleciona um período específico (ex: última semana, mês passado, ou um intervalo personalizado) e visualizar notas fiscais dentro dessa janela de tempo. |
| Lançamentos | Permite refinar a busca de forma precisa, encontrando exatamente o que precisa com base em seu status de lançamento financeiro e de estoque. As opções permitem seleção múltipla. Conheça:
Após escolher sua opção, clique em Aplicar filtro para atualizar a tela e ver os resultados. Se mudar de ideia, basta clicar em Cancelar para voltar à visualização anterior. |
📍 Lista de notas
Já a parte central da tela apresenta diversas colunas que ajudam a visualizar e gerenciar as notas fiscais recebidas. Conheça:
Campo |
Ação |
|---|---|
| Número | Exibe o número sequencial da nota fiscal. |
| Data emissão | Mostra a data em que a nota fiscal foi emitida pelo fornecedor. Essa informação é essencial para controle de prazos, lançamentos contábeis e conferência de documentos. |
| Emitente | Indica o nome da empresa ou pessoa que emitiu a nota fiscal. Logo abaixo, é exibido o CNPJ do emitente, que o identifica junto à Receita Federal. |
| Valor | Apresenta o valor total da nota fiscal. É importante para conferência de pagamentos, lançamentos financeiros e controle de despesas. |
| Status manifestação | Refere-se ao status da manifestação do destinatário. Ou seja, se a sua empresa já reconheceu, desconheceu ou confirmou a operação da nota. Se estiver com um traço (–), significa que ainda não houve manifestação. Saiba mais acessando o artigo de ajuda Explorando o menu de Opções. |
| Arquivos | Você encontrará os ícones para baixar a representação da Nota Fiscal (NFe/DANFE) e o seu respectivo arquivo XML. As cores destes ícones indicam a disponibilidade de cada arquivo para download:
Por isso, ao visualizar um ícone cinza, não se preocupe: a nota fiscal em si foi registrada no sistema. A cor apenas informa que aquele anexo específico (seja a NFe/DANFE ou o XML) não foi localizado durante a entrada e, por isso, não pode ser baixado diretamente desta tela. |
| Lançamentos | Exibe ícones que ajudam você a acompanhar o status da nota fiscal em dois aspectos fundamentais:
Esses indicadores visuais foram pensados para oferecer uma visão rápida e confiável do andamento dos processos, evitando duplicidade de registros e garantindo que todas as etapas estejam devidamente concluídas e documentadas. 💡 Dica: conheça as opções no artigo Entendendo os ícones da coluna Lançamentos. |
| Opções | Ao acessar uma nota fiscal, você encontrará um menu de opções que permite realizar diversas ações importantes para o controle financeiro e operacional da sua empresa. Representado por três pontinhos verticais, é o ponto de acesso para interações específicas com cada nota. 💡 Dica: conheça as opções disponíveis em detalhes no artigo Explorando o menu de Opções. |
📍 Alertas de erro
Ao inserir uma nota fiscal manualmente, o Portal Fiscal se comunica diretamente com a SEFAZ para validar as informações. Se houver alguma falha nessa sincronização, lhe avisaremos de forma clara para que você possa tomar uma ação.
Vamos ao passo-a-passo:
1) Identificando o alerta de erro: você notará um botão de alerta vermelho ou laranja em destaque na sua tela com a indicação de notas com erro. Este botão aparece automaticamente sempre que uma ou mais notas inseridas manualmente não foram processadas com sucesso:
2) Analisando os detalhes da falha: clique no botão de alerta para abrir a janela com todos os detalhes que você precisa para diagnosticar o problema.
Nela, você encontrará a chave da nota, o status (veremos sobre este ponto a seguir), a data da solicitação (mostrando quando a nota foi cadastrada no Portal Fiscal) e o motivo do erro (trata-se da mensagem exata retornada pela SEFAZ, explicando a causa da falha):
Leia com atenção o motivo do erro informado. Ele pode ajudar a entender se há algo que precisa ser ajustado no cadastro ou se a nota foi inserida indevidamente.
Agora, vamos conhecer e entender os status possíveis nesta tela:
🔴 Erro (vermelho): indica uma rejeição oficial e direta da SEFAZ. As causas mais comuns incluem:
- Dados inconsistentes (ex: chave da nota digitada incorretamente);
- Problemas de permissão da sua empresa para consultar a nota;
- Instabilidade ou lentidão nos servidores da própria SEFAZ.
🟡 Solicitada (amarelo): significa que a nota foi enviada corretamente, mas o Portal Fiscal ainda está aguardando uma resposta da SEFAZ. Geralmente, é um estado de espera causado por lentidão ou instabilidade momentânea no sistema da SEFAZ:
🔍 Importante: O Portal Fiscal atua como um mensageiro, exibindo o erro exato que a SEFAZ retornou. A solução, na maioria das vezes, envolve corrigir os dados inseridos ou verificar as permissões de consulta.
4) Próximos passos: depois de entender o status e a mensagem de erro, você pode:
- Corrigir a informação: se o erro apontou dados incorretos, cancele a operação e insira a nota novamente com os dados corretos;
- Aguardar: se o status for "Solicitada", o ideal é aguardar alguns minutos, pois a situação pode se resolver automaticamente;
- Fechar a janela: para simplesmente sair da tela de detalhes sem tomar uma ação, clique no botão Fechar.
💡 Dica: quer saber o que cada ícone da coluna Lançamentos significa? Acesse o artigo de ajuda Entendendo os ícones da coluna Lançamentos.
