Como realizar uma transferência entre organizações?
Seu estoque integrado: domine as transferências de estoque entre suas organizações
Se a sua empresa opera com diversas unidades, como a matriz e as filiais, ou até mesmo diferentes CNPJs que compartilham a mesma raiz, entender e utilizar as transferências de estoque de forma eficiente é um passo super importante para o sucesso de todos!
Pense nessas transferências como uma maneira inteligente e organizada de movimentar seus produtos entre suas "casas", garantindo que tudo esteja sempre no lugar certo para atender seus clientes da melhor forma possível.
Quando você utiliza as transferências entre organizações aqui no Omni OMS, seu negócio colhe muitos frutos bons:
- Seu estoque sempre onde precisa estar: imagine ter aquele produto campeão de vendas sempre disponível na loja que mais precisa dele! A transferência estratégica garante que seus itens cheguem rapidinho onde a procura é maior, aumentando suas chances de venda e deixando seus clientes mais felizes;
- Chega de produto parado: sabe aquele item que está sobrando em uma unidade e faltando em outra? Com as transferências, você pode "dar um jeito" nessa situação, movendo os produtos de onde eles não estão vendendo tanto para onde são muito desejados. Assim, você evita perdas e aproveita ao máximo cada item do seu estoque;
- Atendendo a todos os clientes, sem falta: cada unidade pode ter seus próprios momentos de alta demanda ou necessidades especiais. Ao transferir o estoque conforme a necessidade, você garante que todos os seus clientes, em todas as suas unidades, encontrem o que procuram, evitando aquela chateação de "produto indisponível";
- Visão completa do seu estoque: o Omni OMS te ajuda a ter uma visão geral de todo o seu estoque, em todas as suas unidades. Isso facilita muito na hora de tomar decisões inteligentes sobre o que comprar, produzir e para onde enviar.
Em resumo, realizar transferências entre suas organizações garante que seus produtos estejam sempre prontos para encantar seus clientes em todas as suas unidades! Vamos lá!
Comece acessando o Omni OMS, realizando login com seu usuário e senha. Após, no menu principal lateral, clique na opção Estoques e Preços e, em seguida, em Transferências. Você visualizará uma lista de transferências, caso já tenha cadastrado alguma anteriormente. Vamos conhecer:
Campo |
Ação |
|---|---|
| ID | Este é o identificador único da transferência. Ao clicar neste ID você poderá visualizar os detalhes específicos da transferência. A opção Copiar permite copiar o ID para facilitar a busca ou referência. |
| Tipo | Indica o tipo de transferência realizada (por exemplo, "Entre organizações"). |
| Data de criação | Exibe a data e a hora em que a solicitação de transferência foi criada. |
| Qtd. SKUs | Mostra a quantidade total de SKUs (itens) diferentes que foram incluídos nesta transferência. |
| Situação | Indica o status atual da transferência. Os status são Aguardando Solicitação, Aguardando Aprovação, Aprovada, Rejeitada, Coletado pela Transportadora, Finalizada e Cancelada. |
| Ações | Apresenta a ação Emitir NF-e, que permite gerar a Nota Fiscal Eletrônica referente à transferência (apenas para transferências do tipo Entre organizações). |
Para começar sua transferência, clique no botão superior + Incluir transferência:
💡 Dica: precisa transferir produtos entre estoques diferentes de uma mesma organização? Acesse o artigo Como realizar uma transferência de um estoque para outro? e acompanhe o passo-a-passo deste processo!
🔁 Passo 1: Incluindo a transferência para outra organização
Esta tela é onde você inicia o processo de transferência de produtos entre diferentes organizações no Omni OMS. Conheça os campos para preenchimento:
Campo |
Ação |
|---|---|
| Tipo | Campo obrigatório. Escolha se a transferência será:
Neste caso, escolha a opção Entre organizações. |
| Origem | Campo obrigatório. Você verá a lista dos seus estoques. Selecione o local de onde os produtos serão retirados. |
| Destino | Campo obrigatório. Você verá a lista dos seus estoques. Selecione o local para onde os produtos serão enviados. |
💡 Dica: se precisar transferir muitos itens, considere usar a opção Importar lista de EANs. Com ela, você poderá importar um arquivo .TXT com os EANs a serem transferidos em lote, bipando sequencialmente e pressionando Enter a cada novo item.
Logo abaixo, na seção SKUs, utilize o campo de busca por código ou nome do produto para encontrar os itens que deseja transferir. Selecione o lote (se necessário) e insira a quantidade. Clique em + Adicionar SKU para adicionar cada item.
Neste exemplo, vamos transferir três unidades de um perfume do estoque da Loja A para o estoque da Loja B. Ao finalizar a inclusão de todos os itens, clique em Incluir Transferência:
Após incluir uma nova transferência de mercadoria entre organizações, o Omni OMS registrará essa movimentação com o status inicial de Aguardando solicitação. Este status indica que a sua intenção de transferir os produtos foi registrada e aguarda os próximos passos para ser formalizada e processada.
💡 Dica: você pode acompanhar o status de todas as suas transferências interna diretamente no painel principal de Estoque. Procure pela transferência que você acabou de criar (identificada pelo seu ID ou pela data de criação) na listagem para verificar seu status atual.
🔁 Passo 2: Envie a solicitação de transferência
A próxima tela oferece uma visão detalhada da transferência de estoque específica que você acabou de incluir no Omni OMS. No topo, você verá o título Transferência / 000, como por exemplo, Transferências / 730, indicando que você está visualizando os detalhes da transferência com o ID 730.
Também serão exibidas duas abas para navegar pelas diferentes informações informadas no Passo 1: Informações gerais e Produtos. Na área superior da tela você visualizará a Barra de Ações, com botões para realizar ações como:
Botão |
Ação |
|---|---|
| Excluir | Permite excluir a transferência (disponível apenas para transferências em status inicial). A transferência não será mais exibida no painel inicial de Transferências. |
| Cancelar | Permite cancelar a transferência (disponível em status como Aguardando solicitação). A transferência será exibida no painel inicial de Transferências com a situação de Cancelada. |
| Editar | Permite modificar os detalhes da transferência, como adicionar/remover produtos ou alterar quantidades. |
| Enviar solicitação | Permite formalizar e enviar a solicitação de transferência para aprovação (disponível quando a transferência está pronta para seguir o fluxo de trabalho). |
Além disso, no lado direito da tela uma seção indicará que os documentos DANFE e XML da Nota Fiscal ainda não foram emitidos. Para prosseguir, clique no botão Enviar Solicitação:
Nesta próxima etapa, o Omni OMS alterará o status para Aguardando Aprovação: este status indica que a sua intenção de transferir os produtos foi registrada e aguarda que a organização de destino (Loja B) aceite a transferência iniciada pela Loja A para prosseguir com a transferência.
💡 Dica: ao abrir uma transferência de mercadoria entre organizações, o Omni OMS faz a reserva da quantidade do produto que está sendo transferida, colocando-a no status de Em trânsito no estoque de origem:
Essa ação é importante pois evita que os itens sejam vendidos na loja atual enquanto estão sendo direcionados para outra loja.
🔁 Passo 3: Recebendo a transferência de outra organização
Após a loja de origem (Loja A, em nosso exemplo) efetuar a solicitação de transferência, o próximo passo para garantir a correta movimentação do estoque é acompanhar essa transferência na organização de destino (Loja B).
Se você possuir as permissões de acesso adequadas, a navegação entre diferentes organizações é facilitada através do menu seletor de organizações, localizado na área superior da tela do Omni OMS. Ao clicar neste menu, você poderá selecionar e acessar a organização de destino da transferência (no nosso exemplo, Loja B).
Uma vez logado na organização de destino (Loja B), acesse o menu Estoques e Preços no menu principal e após, clique em Transferências. Isso o levará à tela de gerenciamento de transferências dentro da organização de destino (Loja B).
Nesta tela você encontrará a mesma transferência que foi iniciada na organização de origem (com o mesmo número de identificação, como 730 em nosso exemplo):
Neste momento, ela estará com a situação Aguardando aprovação. Ao localizar a transferência desejada, clique sobre o ID que a identifica.
🔁 Passo 4: Aprovando a transferência após conferência
A próxima tela oferece uma visão detalhada da transferência de estoque específica recebida da outra organização. Na área superior da tela você visualizará dois botões para realizar ações importantes:
Botão |
Ação |
|---|---|
| Rejeitar | Permite rejeitar a solicitação de transferência. Ao clicar neste botão, você precisará fornecer um motivo para a rejeição para concluir a ação. A transferência será exibida no painel inicial de Transferências com a situação de Rejeitada. |
| Aprovar | Permite aprovar a solicitação de transferência. Ao clicar neste botão, a transferência seguirá para a próxima etapa do fluxo de trabalho. |
Para prosseguir, clique no botão Enviar Solicitação:
🔎 Importante: para que o processo de transferência estoque seja concluído com sucesso e reflita com precisão a movimentação física dos produtos, é fundamental que a equipe da organização de destino (o local que está recebendo os itens) acompanhe e confirme o recebimento da transferência.
🔁 Passo 5: Ajustando detalhes para emissão da NF-e
Esta tela é apresentada após a aprovação de uma solicitação de transferência e antes da confirmação final da saída dos produtos do estoque de origem.
Aqui, você poderá revisar os detalhes da transferência e, se necessário, inserir informações adicionais para a nota fiscal de saída de transferência, como dados da transportadora e volumes a serem transportados, entre outros. Logo abaixo, a seção SKUs exibe os produtos que serão transferidos, juntamente com as informações de lote e quantidade.
Ao clicar no botão Aprovar transferência, você confirma a saída dos produtos do estoque de origem e a emissão da NF-e de saída. Aguarde alguns instantes enquanto a nota fiscal é autorizada junto à SEFAZ. Durante este processo a transferência estará sob a situação Emitindo NF-e:
🔁 Passo 6: Finalizando o processo
Esta tela apresentará os detalhes de uma transferência de estoque cuja Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) foi automaticamente emitida com sucesso e sua situação alterou-se para Aprovada:
Na área superior da tela você visualizará dois botões para diferentes ações:
Botão |
Ação |
|---|---|
| Cancelar NF-e | Permite cancelar a NF-e emitida para esta transferência (geralmente sujeito a prazos e regulamentações fiscais). |
| Finalizar transferência | Este botão é usado para marcar a transferência como concluída, indicando que a saída dos produtos do estoque de origem foi efetivada e a NF-e foi emitida. |
Já no lado direito da tela, a seção Documentos exibe os documentos relacionados à transferência, com links para visualização. Ao clicar sobre, você poderá visualizar ou imprimir o DANFE e ter acesso ao XML.
💡 Dica: localizada na lateral direita da tela, a seção Histórico registra todas as atividades e mudanças de status da transferência ao longo do tempo, fornecendo um rastreamento completo do processo. Consulte a seção para entender a sequência de eventos e as datas em que cada etapa ocorreu:
Para finalizar a entrada de mercadorias, clique em Finalizar Transferência: essa ação comprova que o acompanhamento do recebimento desses produtos no estoque de destino foi realizado com sucesso. A situação desta transferência encerra-se como Finalizada.
